Karolina Trzeciak-WachWspólnota mieszkaniowa wyraża swoje stanowisko i swoją wolę w formie podejmowanych uchwał. Tak jak inne podmioty prawne typu korporacyjnego, regułą we wspólnocie mieszkaniowej jest składanie wszelkich oświadczeń woli w formie uchwał. Sama procedura i sposób podejmowania uchwał mogą mieć doniosłe znaczenie dla stwierdzenia ważności uchwały. Dlatego też w niniejszym wpisie postaram się przybliżyć Wam najważniejsze kwestie w tym zakresie.
Podejmowanie uchwał we wspólnocie mieszkaniowej - jakie są sposoby?
Uchwały podejmowane są przez wspólnotę mieszkaniową w następujący sposób:
- na zebraniu wspólnoty,
- w drodze indywidualnego zbierania głosów (tzw. system obiegowy),
- w sposób mieszany.
Najbardziej pożądanym w praktyce sposobem na podejmowanie uchwał we wspólnocie mieszkaniowej jest ich procedowanie na zebraniu wspólnoty. W tym przypadku właściciele poszczególnych lokali mogą na spokojnie lub też z większą dawką emocji, omówić projekty uchwał i podzielić się swoimi uwagami z innymi właścicielami. 😊
W wielu sytuacjach organizacja zebrania jest niemożliwa lub niecelowa, wtedy należy przeprowadzić procedurę głosowania w drodze indywidualnego zbierania głosów. Jeżeli uchwała nie została podjęta na zebraniu wspólnoty, a zebranie się odbyło i były na nim procedowane uchwały, to należy dozbierać brakujące głosy w drodze indywidualnego zbierania głosów (sposób mieszany).
Podejmowanie uchwały wspólnoty mieszkaniowej na zebraniu wspólnoty
Przyjmuje się, że w najważniejszych sprawach dotyczących wspólnoty mieszkaniowej regułą powinno być procedowanie uchwał na zebraniu wspólnoty mieszkaniowej. Wśród takich spraw można wymienić przykładowo planowany remont elewacji budynku, zwiększenie zaliczki na koszty zarządu nieruchomością wspólną, czy też zmianę administratora lub zarządu wspólnoty. Chodzi więc o wszelkiego rodzaju sprawy istotne dla funkcjonowania i zarządzania nieruchomością, czy też sprawy pociągające za sobą większe obciążenia finansowe dla właścicieli lokali.
Uchwała wspólnoty mieszkaniowej w przypadku, kiedy organizacja zebrania nie jest możliwa
Przykładowo podczas pandemii COVID-19 w wielu przypadkach było to niemożliwe lub znacznie utrudnione. W takich okolicznościach nie pozostaje nic innego niż przeprowadzenie głosowania w trybie indywidualnego zbierania głosów tj. w tzw. trybie obiegowym.
Warunki formalne zwołania zebrania wspólnoty mieszkaniowej
W ustawie o własności lokali wymieniony jest szereg warunków formalnych, które powinny zostać spełnione w celu zwołania zebrania. Ustawa wskazuje na podmioty uprawnione do zwołania zebrania, sposób i termin zawiadomienia oraz treść zawiadomienia. Szczegółowo omawiam te kwestie we wpisie dotyczącym zebrania wspólnoty mieszkaniowej, więc jeżeli chcecie dowiedzieć się więcej, zajrzyjcie do naszego przewodnika.
W tym wpisie przypomnę jedynie najważniejsze kwestie dotyczące warunków formalnych jakim powinno odpowiadać zebranie.
Po pierwsze, zebranie wspólnoty mieszkaniowej powinno być zwołane przez zarząd lub zarządcę wspólnoty mieszkaniowej. Dodatkowo, na wniosek właścicieli dysponującymi co najmniej 1/10 wielkości udziałów w nieruchomości wspólnej, zarząd lub zarządca zobowiązani są zwołać zebranie wspólnoty mieszkaniowej. W wyjątkowej sytuacji, jak brak zwołania przez zarząd lub zarządcę obligatoryjnego rocznego zebrania wspólnoty mieszkaniowej w I kwartale danego roku, zebranie może być zwołane przez każdego właściciela.
Po drugie, o zebraniu ogółu właścicieli powinien być powiadomiony każdy właściciel, na piśmie, przynajmniej na tydzień przed zebraniem.
Po trzecie, zawiadomienie o zebraniu powinno zawierać datę, godzinę, miejsce i porządek obrad. W przypadku planowanej zmiany we wzajemnych prawach i obowiązkach właścicieli lokali, należy również wskazać te zmiany.
Naruszenie warunków formalnych zwołania zebrania wspólnoty mieszkaniowej
W praktyce funkcjonowania wspólnot mieszkaniowych bardzo często zdarza się niedochowanie warunków formalnych przewidzianych w ustawie dla zebrań wspólnoty. Nie oznacza to automatycznie, że uchwała procedowana na takim zebraniu jest nieważna. Wręcz przeciwnie, co do zasady, uchwała podjęta z naruszeniem warunków formalnych jest uchwałą ważną i obowiązującą we wspólnocie. Taka uchwała może być podważona przez właściciela jedynie na drodze sądowej. Należy mieć jednak na uwadze, jak to przyjmują sądy, że naruszenie warunków formalnych nie ma dużego znaczenia dla stwierdzenia ważności i prawidłowości konkretnej uchwały.
Tylko w przypadku wykazania, że dane naruszenie miało istotny wpływ na treść uchwały, sąd zdecyduje się na jej uchylenie. W sytuacjach nieznacznych uchybień, nieistotnych dla samej treści uchwały, zaskarżona uchwała podjęta z naruszeniem warunków formalnych, pozostanie niewzruszona i będzie miała moc obowiązującą we wspólnocie.
Innymi słowy, drobne uchybienia takie jak niedochowanie terminu, brak wskazania w zawiadomieniu porządku obrad, czy też zwołanie zebrania przez grupę właścicieli - a nie zarząd wspólnoty mieszkaniowej - w większości przypadków nie będą miały żadnego wpływu na ważność uchwały. W wielu przypadkach, należy badać rzeczywiste możliwości i wolę wspólnoty mieszkaniowej.
Spotykamy się z tym, że wielu właścicieli, którzy przychodzą na zebranie jest w błędnym przekonaniu, że naruszenie któregokolwiek z warunków formalnych skutkuje wadliwością uchwał podejmowanych na zebraniu. Skutkuje to wieloma procesami sądowymi wytaczanymi przez właścicieli, które zazwyczaj od początku nie mają szans powodzenia, angażując równocześnie sądy, członków wspólnoty, zarządy oraz administratorów. Nie wspominając już o generowaniu dodatkowych kosztów dla samego skarżącego oraz wspólnoty mieszkaniowej.
Przykład z praktyki
Pani Mieszkaniówka została zawiadomiona o zebraniu wspólnoty mieszkaniowej na trzy dni przed terminem. Pojawiła się na zebraniu wspólnoty mieszkaniowej i podnosi, że zebranie nie może procedować, ponieważ naruszono warunki formalne jego zwołania. Pomimo wniosków Pani Mieszkaniówki, przewodnicząca zebrania procedowała planowane uchwały, które zostały ostatecznie podjęte na tym zebraniu. Pani Mieszkaniówka, stojąc uparcie przy swoim stanowisku, nie głosowała za uchwałami. Pod koniec zebrania wskazała, że zaskarży uchwały do sądu, ponieważ są nieważne – nie dochowano wskazanego w ustawie minimalnego terminu zawiadomienia o zebraniu.
Czy ma rację?
Niedochowanie 7-mio dniowego terminu na zawiadomienie o zebraniu nie skutkuje automatycznie wadliwością podejmowanych na takim zebraniu uchwał. Pani Mieszkaniówka zjawiła się na zebraniu, stąd też trudno będzie jej przekonać sąd, że niezachowanie terminu na zawiadomienie jej o zebraniu było na tyle istotne, że miało wpływ na ważność podjętych na zebraniu uchwał.
Przykład z praktyki
Zarząd wspólnoty mieszkaniowej celowo nie zwołuje zebrania, ponieważ ma wiedzę, że właściciele chcą procedować uchwałę w sprawie jego odwołania. Pani Mieszkaniówka przejmuje inicjatywę i samodzielnie, wraz z grupą właścicieli, zwołuje zebranie wspólnoty mieszkaniowej. Na zebraniu zostaje podjęta uchwała w sprawie odwołania zarządu. Członkowie zarządu będący właścicielami lokali we wspólnocie mieszkaniowej skarżą uchwałę, powołując się przy tym na przepis ustawy o własności lokali, który wskazuje, że tylko zarząd lub zarządca mogą zwołać zebranie wspólnoty mieszkaniowej. Uważają, że uchwała podjęta na zebraniu jest wadliwa.
Czy mają rację?
W tym przypadku sąd nie powinien uchylić tak podjętej uchwały wspólnoty mieszkaniowej. W orzecznictwie przyjmuje się, że wola wspólnoty mieszkaniowej i jej kompetencja do samostanowienia o swoich prawach i obowiązkach są najważniejsza. Naruszenie warunków formalnych to sprawa mniejszej wagi i w tym przypadku pozostająca bez wpływu na treść uchwały, o ile oczywiście spełniono inny podstawowy warunek dla skutecznego podjęcia takiej uchwały, to jest osiągnięto wymaganą liczbę głosów za uchwałą.
Podejmowanie uchwał wspólnoty mieszkaniowej częściowo na zebraniu wspólnoty mieszkaniowej a częściowo w trybie indywidualnym (tzw. tryb mieszanego zbierania głosów)
Jeżeli procedowana uchwała na zebraniu wspólnoty mieszkaniowej nie uzyskała większości głosów, należy przeprowadzić dalsze głosowanie nad nią w drodze indywidualnego zbierania głosów. Dalsze głosowania przeprowadza się w trybie obiegowego zbierania głosów. Jest to tzw. „mieszany” sposób głosowania nad uchwałą.
Niezależnie od tego, który sposób jest procedowany, uchwała zawsze zostaje podjęta gdy uzyska większość głosów. Z tego powodu częstym błędem zarządców i administratorów nieruchomości jest niepotrzebne „mieszanie” trybu podejmowania uchwały na zebraniu wspólnoty mieszkaniowej z trybem obiegowym. Jak to wygląda w praktyce? Uchwała jest podjęta na zebraniu, a mimo tego zarządca przeprowadza dalsze głosowanie w trybie obiegowym. W tytule uchwały umieszcza informację, że uchwała jest podejmowana częściowo na zebraniu, a częściowo w drodze indywidualnego zbierania głosów. Tego rodzaju czynności mogą spowodować niepotrzebne wątpliwości, czy uchwała jest podjęta, jaki jest termin zaskarżenia oraz co najważniejsze, opóźniać wykonanie uchwały. Dlatego pamiętajcie, gdy uchwała uzyskała większość na zebraniu, jest już uchwałą podjętą i koniec kropka. 😊 Nie przeprowadza się dodatkowego głosowania w trybie obiegowym.
Podejmowanie uchwały wspólnoty mieszkaniowej w drodze indywidualnego zbierania głosów
Uchwały wspólnoty mieszkaniowej mogą być podejmowane poza zebraniem wspólnoty mieszkaniowej w drodze indywidualnego zbierania głosów. Jeżeli potrzebujemy podjąć uchwałę w sprawie bieżącej lub w sprawie, w której należy działać szybko i sprawnie, preferowany jest ten sposób głosowania.
Przebieg głosowania w trybie indywidualnego zbierania głosów
Głosowanie w trybie indywidualnym może przeprowadzić tylko zarząd wspólnoty lub zarządca, któremu powierzono zarząd.
W przypadku wspólnot mieszkaniowych, w których jest zarząd z art. 20 u.w.l. a więc zarząd ustawowy lub inaczej zwany „właścicielskim”, zazwyczaj wygląda to tak, że zarząd upoważnia administratora do zbierania w jego imieniu głosów nad uchwałą. W momencie, w którym uchwała uzyska większość głosów, jest uchwałą ważną i obowiązującą we wspólnocie mieszkaniowej. Zarząd może upoważnić również inne osoby do zbierania głosów nad uchwałami.
Czy trzeba kontynuować zbieranie podpisów od wszystkich właścicieli jeśli uchwała uzyska większość głosów?
Jeżeli uchwała uzyskała większość głosów, to nie ma żadnego przepisu prawa nakazującego dalsze zbieranie głosów od pozostałych właścicieli, którzy nie brali udziału w głosowaniu. Jednakże zebranie głosów od wszystkich właścicieli jest nie tylko dobrą praktyką, lecz może mieć wpływ na dalsze losy tak podjętej uchwały. Sąd Najwyższy w jednym z orzeczeń przesądził wprost, że sąd może uchylić uchwałę podjętą w drodze indywidualnego zbierania głosów, gdy nie zapewniono wszystkim właścicielom możliwości wypowiedzenia się w sprawie uchwały, jeżeli miało to wpływ na treść uchwały.
Zbieranie głosów nad uchwałą przez inne osoby niż Zarząd lub Zarządca
W praktyce często pojawia się następujący problem, że zarząd lub zarządca nie chcą podjąć inicjatywy w sprawie zbierania głosów nad uchwałą procedowaną w drodze indywidualnej. Taka sytuacja może mieć miejsce, gdy dany właściciel chce samodzielnie podjąć próbę przeprowadzenia głosowania nad uchwałą w sprawie, która jest dla niego istotna. Również pojawia się pytanie, co w sytuacji, w której wspólnota mieszkaniowa chce zmienić zarządcę lub zarząd i z tego powodu musi odbyć się głosowanie w trybie indywidualnym, a zarządca lub zarząd nie mają zamiaru zbierać głosów nad uchwałą o tej treści? Zgodnie z dosłownym brzmieniem ustawy, tylko zarząd lub zarządca mogą przeprowadzić głosowanie w trybie indywidualnym. W tego rodzaju przypadku, gdy zarządca lub zarząd odmawiają współpracy, właściciele mogą sami przeprowadzić procedurę zbierania głosów. W orzecznictwie sądowym przyjmuje się, że wola większości właścicieli nie może być blokowana przez zarząd lub zarządcę, którzy z obawy przed odwołaniem nie zbierają głosów pod uchwałą w tej sprawie. Dla dobra wspólnoty mieszkaniowej i prawidłowego zarządzania nieruchomością przyjmuje się jednak, że tak podjęta uchwała jest skuteczna.
Podsumowując, gdy zarząd lub zarządca odmawiają w sposób nieuzasadniony zbierania głosów w drodze indywidualnego zbierania głosów, to warto samemu podjąć inicjatywę w tym zakresie.
Termin do zaskarżenia uchwały a tryb jej podjęcia
Termin do zaskarżenia uchwały wynosi 6 tygodni od momentu podjęcia uchwały na zebraniu wspólnoty.
W przypadku nieuzyskania większości głosów na zebraniu wspólnoty nad procedowaną uchwałą i koniecznością „dozbierania” głosów w drodze indywidualnej lub w sytuacji podejmowania uchwały wyłącznie w trybie indywidualnym, termin 6-cio tygodniowy jest liczony od momentu uzyskania przez danego właściciela informacji o treści uchwały. W tym przypadku, termin może biec dla poszczególnych właścicieli odrębnie, to jest jego bieg może się rozpoczynać oraz upływać w innej dacie.
Doręczenie treści uchwał podjętych w indywidualnym lub mieszanym trybie - jak zarządca wspólnoty mieszkaniowej powinien powiadomić mieszkańców?
Często spotykam się z pytaniami od właścicieli lokali, w jaki sposób powinni zostać powiadomieni o treści uchwały, która została podjęta w drodze indywidualnego zbierania głosów i czy sposób w jaki otrzymali wiedzę o jej treści jest prawidłowy. Ma to w końcu znaczenie dla liczenia terminu do wniesienia powództwa o uchylenie uchwały wspólnoty.
W ustawie o własności lokali nie znajdziemy choćby ogólnej zasady w tym zakresie a więc po raz kolejny radziłabym kierować się logiką i zdrowym rozsądkiem. 😊Każdy sposób zawiadomienia jest dobry, byleby tylko można było wykazać kiedy nastąpiło i umożliwiał rzeczywiste zapoznanie się przez właściciela lokalu z treścią uchwały.
I tak, można dostarczyć treść uchwały osobiście, jednak w większości przypadków administratorzy/zarządcy wrzucają zawiadomienia o treści pojętej uchwały do skrzynek pocztowych właścicieli lokali. Taki sposób jest jak najbardziej prawidłowy. Dodatkowo można zawiadomić właścicieli poprzez wywieszenie informacji o treści podjętej uchwały na tablicy ogłoszeń. W takim przypadku należałoby dodatkowo powiadomić właścicieli, którzy nie mieszkają w naszej nieruchomości za pomocą listów poleconych o treści uchwały.
Niewątpliwie najlepszym rozwiązaniem jest połączenie tych dwóch sposobów. Z jednej strony wywieszenie informacji na tablicy ogłoszeń, z drugiej wrzucenie jej do skrzynek odbiorczych właścicieli lokali. Pozwala nam to uniknąć sytuacji, w której właściciel lokalu próbuje sobie „wydłużyć” termin na zaskarżenie uchwały poprzez twierdzenie, że on codziennie nie otwiera skrzynki i zapoznał się z treścią uchwały przykładowo dopiero po tygodniu od jej rzeczywistego wrzucenia do skrzynki. W takiej sytuacji możemy dodatkowo wskazać, że informacja o jej treści wisiała od tygodnia na tablicy ogłoszeń i jako członek wspólnoty powinien interesować się tym, co się na niej znajduje.
Wszystkie te zasady należy również stosować do mieszanego trybu podejmowania uchwał. Istotny jest bowiem moment powzięcia uchwały, a więc zebrania przeważającego głosu, który decyduje o tym, że dana uchwała uzyskała większość. O treści tak podjętej uchwały należy powiadomić członków wspólnoty mieszkaniowej, w sposób opisany powyżej. Bowiem termin na zaskarżenie uchwały zacznie biec dopiero od momentu, w którym dany właściciel uzyska wiedzę o treści podjętej uchwały.
Powiadomienie o treści uchwały wspólnoty mieszkaniowej
Ustawodawca nie wskazuje nam preferowanego sposobu zawiadomienia o treści podjętej uchwał w drodze indywidualnego zbierania głosów, wskazuje jednak wyraźnie formę tego zawiadomienia. Zawiadomienie zawsze musi mieć formę pisemną. Oznacza to, że powinno być na piśmie. Zawiadomienie o treści uchwały przesłane wyłącznie drogą mailową będzie nieskuteczne. Oznacza to, że dla właścicieli, którzy nie zostali powiadomieni na piśmie, nie zacznie upływać okres umożliwiający zaskarżenie uchwały.
Powiadomienie o treści uchwały za pomocą e-mail. Przykład z praktyki
Do Pani Mieszkaniówki został wysłany e-mail z treścią uchwały podjętej przez administratora nieruchomości. Pani Mieszkaniówka wyraziła zgodę na komunikowanie się z nią w sprawach związanych ze wspólnotą mieszkaniową drogą elektroniczną. Czy wobec tego zawiadomienie o treści uchwały jest skuteczne?
Ustawodawca wyraźnie wskazał, że do zawiadomienia o treści uchwały musi dojść na piśmie. Za takie nie można uznać wiadomości e-mail, w tym jej załączników (np. skan dokumentu w formie PDF) . Z tego powodu, termin do zaskarżenia uchwały dla Pani Mieszkaniówki jeszcze nie zaczął biec, gdyż nie doszło do skutecznego doręczenia na piśmie treści uchwały.
Pojawić się może pytanie, co w sytuacji, w której właściciel złożył wyraźne oświadczenie woli o tym, że chce, aby treści uchwał podejmowanych w trybie indywidualnym i mieszanym były do niego przesyłane wyłącznie drogą elektroniczną na wskazany adres e-mail? W tego rodzaju przypadkach, mimo wszystko, doradzałabym zarządcy lub administratorowi, aby wrzucił treść podjętej uchwały na piśmie do skrzynki na listy właściciela, ewentualnie wysłał ją listem poleconym, jeżeli właściciel podał inny adres zamieszkania. Mając na uwadze brzmienie ustawy oraz jednoznaczne orzeczenia sądów w tym zakresie, sugeruję unikanie ryzyka, że właściciel podniesie argument braku skutecznego powiadomienia na piśmie, tylko po to, żeby wydłużyć sobie termin do zaskarżenia uchwały. Zwłaszcza w przypadku uchwał ważkich z punktu widzenia wspólnoty mieszkaniowej.
