Karolina Trzeciak-WachJedno z częściej kierowanych do nas pytań brzmi: w jaki sposób zmienić zarządcę nieruchomości wspólnej? Dlatego stworzyliśmy wraz z zespołem naszej kancelarii dedykowany e-book Przewodnik zmiany zarządcy, przedstawiający kompleksową instrukcję jak zrobić to krok po kroku wraz z edytowalnymi wzorami niezbędnych dokumentów. Wskazaliśmy tam również przydatne informacje o popularnych "kruczkach prawnych" stosowanych przez zarządców celem zablokowania waszych starań, na które powinniście być wyczuleni. W tym wpisie przedstawię jedynie najważniejsze założenia w jaki sposób możesz to zrobić. Aby poznać szczegółową ścieżkę postępowania, rozważ zakup przewodnika.
Czy można zmienić zarządcę wspólnoty mieszkaniowej?
Należy zacząć od tego, że zmiana zarządcy zawsze jest możliwa, trzeba jedynie dokonać kilku formalności, aby była skuteczna. Zawsze pamiętajmy o tym, że to zarządca świadczy dla nas usługi i nie musimy być do niego „przywiązani” na zawsze. Tak jak zmieniamy lekarza czy prawnika, z którego jesteśmy niezadowoleni, tak samo możemy zmienić zarządcę. Brzmi to jak banał, jednak z jakiegoś powodu – tu zapewne nie bez wpływu są zaszłości historyczne, kiedy mieliśmy przede wszystkim mieszkania komunalne a nie własnościowe – nasi klienci obawiają się przeprowadzenia tego procesu.
Kiedy zarządca wspólnoty mieszkaniowej może zostać zmieniony?
Macie prawo zmienić zarządcę w każdym momencie, jeżeli jesteście niezadowoleni. Na rynku jest szereg podmiotów, które świadczą tego typu usługi, więc warto spróbować. Nie dajcie się też zastraszyć zarządcy, który próbuje za wszelką cenę zatrzymać Was przy sobie.
Z analizy orzecznictwa sądowego wynika, że jedną z podstawowych zasad obowiązujących we wspólnotach mieszkaniowych jest zasada samostanowienia, tj. decydująca jest wola wspólnoty w zakresie podejmowania własnych decyzji, w tym również w zakresie wyboru podmiotu, który zajmuje się na jej rzecz zarządzaniem nieruchomością wspólną.
Odwołanie zarządcy powołanego w trybie art. 18 u.w.l. sprawującego tzw. zarząd powierzony
Od czego zacząć ? W skrócie, należy zastosować nazwaną przez nas tzw. metodę 5 kroków:
- Ustalcie w jakiej formie zarządzana jest Wasza nieruchomość
- Przygotujcie pełnomocnictwa
- Zwołajcie zebranie
- Podejmijcie uchwały
- Złóżcie wypowiedzenie
Zmiana zarządcy a forma sprawowania zarządu nieruchomością wspólną
Właściwe rozpoznanie formy sprawowania zarządu nieruchomością wspólną jest niezbędne do rozpoczęcia procedury zmiany zarządcy. Mamy dwie podstawowe formy sprawowania zarządu w „dużych” wspólnotach mieszkaniowych. Są to:
- zarząd sprawowany na podstawie art. 18 ustawy o własności lokali a więc sprawujący tzw. zarząd powierzony lub powierniczy, który jest zazwyczaj wykonywany przez firmę zajmującą się świadczeniem profesjonalnych usług w zakresie zarządzania nieruchomościami, lub
- zarząd sprawowany na podstawie art. 20 i nast. ustawy o własności lokali, tj. zarząd ustawowy, inaczej zwany też „właścicielskim”, a więc sprawowany zazwyczaj przez samych właścicieli lokali. W tym przypadku zarząd zazwyczaj korzysta z pomocy profesjonalnej firmy, której zleca czynności administrowania nieruchomością wspólną.
W praktyce te same firmy świadczą usługi zarządzania nieruchomościami, sprawując przy tym funkcję zarządu powierniczego, jak i administrowania nieruchomościami we współpracy z zarządem właścicielskim. Forma sprawowanego zarządu zależy tylko i wyłącznie od tego na jaką formę zarządu zdecydowali się właściciele danej nieruchomości. W nowych nieruchomościach najczęściej formę zarządu przy sprzedaży pierwszego lokalu wybiera samodzielnie deweloper. I jest to zazwyczaj forma zarządu powierniczego, przy czym często sprawuje ją firma, z którą współpracuje deweloper lub która powiązana jest w jakiś sposób przez struktury właścicielskie z deweloperem. Zdarza się tym samym, że taki zarząd bardziej dba o interes dewelopera niż samych właścicieli.
Jak rozpoznać, w jaki sposób zarządzana jest moja nieruchomość? Odsyłam do wcześniejszego wpisu w tym zakresie: (zarządzanie wspólnotami)
Zarząd powierniczy to forma zarządu, która musi być powierzona podmiotowi zewnętrznemu wskazanemu w akcie notarialnym. Z reguły podmiotem tym jest profesjonalny zarządca nieruchomości. Z kolei zarząd ustawowy lub właścicielski jest sprawowany przez osoby nie będące profesjonalistami, z reguły spośród samych właścicieli.
Ten wpis dotyczy zmiany zarządcy, a więc firmy powołanej w akcie notarialnym do sprawowania zarządu nieruchomością wspólną. Jeżeli w Twojej nieruchomości nie ma takiego zarządcy, a zarząd jest sprawowany na podstawie art. 20 u.w.l. i chcesz odwołać zarząd lub administratora nieruchomości, zachęcam Cię do przeczytania tego wpisu: (wpis: zmiana administratora nieruchomości).
Odwołanie zarządcy a zmiana formy zarządu nieruchomością wspólną
Sytuacja związana z odwołaniem zarządcy, dotyczy tylko tych nieruchomości, w których mamy zarząd sprawowany na podstawie art. 18 u.w.l. a więc zarząd powierzony lub powierniczy. W niniejszym wpisie chciałabym pokazać Wam najskuteczniejszy sposób na zmianę firmy zarządzającej Waszą nieruchomością.
Uważam, że najlepszą drogą w większości przypadków jest zakończenie współpracy z dotychczasowym zarządcą z równoczesną zmianą formy zarządu we wspólnocie mieszkaniowej na zarząd właścicielski. Zmiana jedynie firmy zarządzającej, przy jednoczesnym zachowaniu zarządu powierzonego zewnętrznej firmie, może przysporzyć pewnych kłopotów praktycznych. A przecież nie o to chodzi, żeby opisywać sytuację, w której potencjalnie musielibyście udowadniać zarządcy swoje racje przed sądem. Stąd też, przy próbie zmiany zarządcy, doradzam podjęcie uchwały w sprawie zmiany formy zarządu, uchwały wybierającej członków zarządu i upoważniającej zarząd do wypowiedzenia umowy z dotychczasowym zarządcą oraz zawarcia nowej umowy na administrowanie nieruchomością wspólną.
Najskuteczniejszym sposobem do skutecznej zmiany zarządcy jest podjęcie w pierwszej kolejności uchwały, która musi być zaprotokołowana przez notariusza, tj. uchwały w zakresie zmiany formy zarządu nieruchomością wspólną.
Podjęcie tego rodzaju uchwały wiąże się z koniecznością wybrania we wspólnocie mieszkaniowej zarządu. Do zarządu mogą zostać wybrane wyłącznie osoby fizyczne. Najczęściej są to osoby wybrane spośród właścicieli, które na podstawie uchwały ustalającej skład zarządu stają się zarządem i jako organ wspólnoty mogą skutecznie ją reprezentować. Przykładowo, na podstawie oryginału uchwały powołującej skład zarządu mogą osobiście pójść do banku i odsunąć od dostępu do kont bankowych wspólnoty dotychczasowego zarządcę.
Forma uchwały w sprawie zmiany zarządcy
W tym wpisie opisuję procedurę podejmowania uchwały w sprawie zmiany formy zarządu nieruchomością wspólną, wyboru zarządu wspólnoty mieszkaniowej wraz z wypowiedzeniem umowy dotychczasowemu zarządcy. Tak jak wspomniałam na początku przeprowadzenie tej procedury w takiej kolejności jest najefektywniejszą metodą do szybkiej zmiany.
Powstaje zatem pytanie, czy podejmowanie tych wszystkich uchwał jest konieczne i nie wystarczyłoby podjąć jedynie uchwałę w zakresie zmiany zarządcy X na zarządcę Y? Jeżeli chcemy odwołać zarządcę sprawującego zarząd na podstawie art. 18 u.w.l., nie musimy automatycznie zmieniać formy zarządu nieruchomością wspólną. W takim przypadku wystarczające będzie podjęcie uchwały przez wspólnotę mieszkaniową w sprawie zmiany zarządcy i zarządu nieruchomością wspólną z podmiotu X na podmiot Y. Jednak, z mojej praktyki wynika, że dodatkowo warto podjąć uchwałę zmieniającą formę zarządu nieruchomością wspólną, stąd też opisuję ją tutaj dokładnie. Dzięki temu zyskujecie większą kontrolę nad swoją nieruchomością i macie większa pewność, że dotychczasowy zarządca nie będzie kwestionował jej podjęcia.
Bezspornie podjęcia uchwały zaprotokołowanej przez notariusza wymaga uchwała w sprawie zmiany formy zarządu. W praktyce może zdarzyć się sytuacja, że chcemy dokonać tylko zmiany firmy zarządzającej, lecz pozostawić formę zarządu bez zmian, to jest pozostać przy zarządzie powierniczym. W literaturze oraz w orzecznictwie sądowym pojawiają się głosy, że w takim przypadku wystarczające jest podjęcie uchwały bez obecności notariusza. Innymi słowy, zmiana firmy zarządzającej, przy jednoczesnym zachowaniu niezmienionej formy zarządu, wymaga jedynie podjęcia uchwały przez wspólnotę mieszkaniową, która nie musi być zaprotokołowana przez notariusza. Osobiście zgadzam się z takim stanowiskiem, jednak w praktyce jest to bardzo problematyczna kwestia. Spotkałam się już wielokrotnie z sytuacjami, w których „stary” zarządca twierdził arbitralnie, że procedura została nieprawidłowo przeprowadzona i zwyczajnie nie chciał wydać dokumentów członkom wspólnoty mieszkaniowej. Próby przekonania go polubownie były bezskuteczne. Co pozostaje w takim wypadku? Niestety, tylko droga sądowa. Zdarzało się nawet, że angażowana była prokuratura. Z tego powodu, trochę na wyrost, ale wiedząc jak mogą potoczyć się sprawy, doradzam zaproszenie notariusza na takie zebranie i podjęcie uchwały zmieniającej zarządcę z firmy X na firmę Y.
Pełnomocnictwo do zmiany formy zarządu i wyboru zarządu
Zmiana formy zarządu nieruchomością wspólną wymaga podjęcia uchwały zaprotokołowanej przez notariusza na zebraniu wspólnoty mieszkaniowej. Najszybszym sposobem do dokonania zmiany jest zebranie pełnomocnictw od właścicieli posiadających ponad 50% udziałów w nieruchomości wspólnej, w zakresie upoważniającym do podjęcia czynności zmierzających do zmiany. Zebranie pełnomocnictw ułatwia przeprowadzenie zebrania i zapewnia skuteczne podjęcie uchwały. Oczywiście nie jest to warunek konieczny, gdyż właściciele mogą sami stawić się na zebraniu i głosować nad uchwałą. Z naszej praktyki wynika jednak, że na zebraniach zazwyczaj pojawia się niewielka ilość właścicieli, przez co podjęcie uchwał jest utrudnione lub w ogóle nie może się na zebraniu odbyć.
Pełnomocnictwo takie nie wymaga formy notarialnej.
Możesz skorzystać z naszego wzoru pełnomocnictwa z objaśnieniami.
Zebranie wspólnoty mieszkaniowej z notariuszem
Zarząd powołany w trybie art. 18 u.w.l. został ustanowiony w formie notarialnej i również w drodze uchwały zaprotokołowanej przez notariusza może zostać odwołany. Z tego powodu, na zebranie wspólnoty mieszkaniowej w zakresie zmiany formy zarządu nieruchomością wspólną należy zaprosić notariusza. Tak jak napisałam już wcześniej, również na zebranie, na którym planujecie podjąć tylko uchwałę w zakresie zmiany zarządcy z podmiotu X na pomiot Y – a więc bez podejmowania uchwały w sprawie zmiany formy zarządu – doradzałabym również zaprosić notariusza.
Zebranie wspólnoty mieszkaniowej odwołującego zarządcę nieruchomości wspólnej
W celu zmiany zarządcy nieruchomości możecie poczekać na roczne zebranie właścicieli, które jest zwoływane każdego roku przez zarządcę. Zazwyczaj ma to miejsce na przestrzeni od stycznia do marca. Mieszkańcy powinni zostać o tym powiadomiony przez pisemne ogłoszenie od zarządcy. W takim przypadku najlepiej byłoby wysłać do zarządcy pismo, że planujecie odwołać go na zabraniu i wobec tego prosicie aby zaprosił notariusza i przygotował dokumenty.
Obowiązkiem zarządcy jest przychylić się do Waszego wniosku, w szczególności gdy jest podpisany przez 1/10 właścicieli. Jednak wielu zarządców, którzy po prostu nie chcą stracić klienta, pozostawia tego rodzaju pisma bez rozpoznania. W takim przypadku dobrze jest samemu zadziałać i zaprosić notariusza na zebranie wspólnoty oraz mieć ze sobą przygotowane stosowne dokumenty. Wcześniej dobrze byłoby takie dokumenty, tj. projekt uchwały odwołującej zarządcę przesłać (wrzucić do skrzynek) pozostałych właścicieli, aby mieli informację przed zebraniem wspólnoty o czynnościach, które będą podejmowane na zebraniu.
Można również złożyć wniosek do zarządcy o zwołanie zebrania wspólnoty w innym terminie niż zebranie roczne. Zebranie wspólnoty mieszkaniowej jest zwoływane na wniosek 1/10 udziałów w nieruchomości wspólnej. W tym przypadku, zdarza się, że zarządcy pozostawiają tego rodzaju wnioski bez odpowiedzi, więc należy się przygotować na konieczność zwołania zebrania na własną rękę.
Jak się przygotować do zmiany zarządcy nieruchomości?
W celu skutecznego i szybkiego podjęcia potrzebnych uchwał, najpierw należy zebrać pełnomocnictwa od właścicieli, aby łącznie dysponować ponad 50% udziałami w nieruchomości wspólnej. Wraz z pełnomocnictwem należy przygotować wniosek o zwołanie zebrania, chyba że jakiekolwiek zebranie zostało już zaplanowane przez zarządcę. Pełnomocnictwo powinno upoważniać do odwołania zarządcy i ewentualnie do zmiany formy zarządu nieruchomością wspólną oraz wyboru członków zarządu. Dzięki zebranym pełnomocnictwom, właściciele mają pewność, że taka uchwała zostanie skutecznie podjęta i dojdzie do skutecznej zmiany.
Uchwały podejmowane na zebraniu wspólnoty mieszkaniowej w sprawie zmiany zarządcy
Tak jak pisałam już wielokrotnie, na zebraniu wspólnoty mieszkaniowej można byłoby jedynie podjąć uchwałę w sprawie zmiany zarządcy i zarządu z podmiotu X na podmiot Y. Jednak doradzałabym podjęcie również uchwały w sprawie zmiany formy zarządu, a co za tym idzie należy również podjąć uchwałę o wyborze członków zarządu oraz upoważnić zarząd do zawarcia nowej umowy na zarządzanie/administrowanie nieruchomością wspólną. Uchwały takie muszą uzyskać większość głosów „za”, żeby były podjęte.
Wypowiedzenie umowy zarządcy
Pojawia się pytanie czy po podjęciu uchwały w sprawie wypowiedzenia umowy z zarządcą na zebraniu wspólnoty mieszkaniowej, na której obecny był zarządca, trzeba dodatkowo składać mu wypowiedzenie? Inne pytanie, z którym kierowali się do nas klienci, to czy po wręczeniu zarządcy podjętych uchwał w sprawie wypowiedzenia z zarządcą umowy, to czy dodatkowo trzeba mu składać wypowiedzenie? Otóż, naszym zdaniem nie, co potwierdza również stanowisko doktryny i większości orzecznictwa, jednak jak to w sprawach wspólnotowych bywa, zalecamy złożenie dodatkowego dokumentu z wypowiedzeniem. Jak już wiecie z naszego bloga, nie jesteśmy zwolennikami nadmiernego formalizmu i w naszej pracy najważniejszy jest szacunek dla czasu nas samych jak i naszych klientów, jednak w pewnych sytuacjach przy wspólnotach mieszkaniowych obowiązuje zasada, że warto wytworzyć parę dodatkowych dokumentów, po to, by uniknąć sporu sądowego. W naszej praktyce spotykaliśmy się z sytuacjami, w którymi zarządca upierał się, że sama uchwała w sprawie wypowiedzenia jest niewystarczająca i jej nie uznaje. I znowu trzeba było się „przepychać” pismami między prawnikami, co generuje czas i koszty. Z tego powodu, po podjęciu omówionych w tym wpisie przeze mnie uchwał, niech nowo wybrany zarząd wspólnoty złoży na piśmie wypowiedzenie umowy dotychczasowemu zarządcy. To jeden dodatkowy dokument a może pozwolić uniknięcia spotkania ze „starym” zarządcą w sądzie.
Podsumowanie
W poniższych punktach postaram się przedstawić Wam poszczególne kroki zmiany zarządcy:
- Zbierzcie pełnomocnictwa od właścicieli stanowiących łącznie ponad 50% udziałów oraz podpisy pod wnioskiem o zwołanie zebrania;
- Wyślijcie do zarządcy wniosek o zwołanie zebrania, wyznaczając mu przy tym ok. 4 -tygodniowy termin na jego zwołanie. We wniosku wskażcie projekt uchwały oraz zaznaczcie konieczność udziału notariusza na zebraniu;
- Jeżeli zarządca wniosek zignoruje, sami zwołajcie zebranie, na które zaprosicie notariusza. Przy okazji, zawiadomcie o tym fakcie wszystkich właścicieli w sposób przyjęty w Waszej nieruchomości oraz obecnego zarządcę;
- Jeżeli chcecie odwołać zarządcę na planowanym zebraniu rocznym, prześlijcie do zarządcy zawiadomienie o rozszerzeniu porządku obrad wraz z wnioskiem o dodanie go do dokumentacji przygotowywanej na zebranie; wniosek wrzućcie do skrzynek właścicieli i zawieście na tablicy informacyjnej znajdującej się w Waszym budynku;
- Na planowane zebranie nie muszą przychodzić wszyscy właściciele, po to właśnie są pełnomocnictwa, żeby pełnomocnik reprezentował ich interesy na zebraniu. Im więcej pełnomocnictw zbierzecie, tym sprawniej zebranie zostanie przeprowadzone i większa szansa, że dojdzie do skutecznej zmiany;
- Na zebraniu wspólnoty przeprowadźcie procedurę w zakresie podjęcia uchwał dotyczących rozwiązania umowy z dotychczasowym zarządcą, zmiany formy zarządu nieruchomością wspólną oraz wyboru członków zarządu;
- Złóżcie wypowiedzenie;
- Cieszcie się na współpracę z nowym administratorem
