Karolina Trzeciak-WachJedno z częstszych zapytań, z którym zwracają się do nas klienci, dotyczy zmiany administratora lub zarządcy nieruchomości wspólnej. Z tego powodu stworzyliśmy dedykowany e-book Przewodnik zmiany administratora, przedstawiający kompleksową instrukcję jak zrobić to krok po kroku wraz z edytowalnymi wzorami niezbędnych dokumentów. Zamieściliśmy tam również przydatne informacje o popularnych "kruczkach prawnych" stosowanych przez administratorów celem zablokowania waszych starań, na które powinniście być wyczuleni. W tym wpisie przedstawię jedynie najważniejsze informacje, w jaki sposób możesz to zrobić. Aby poznać szczegółową ścieżkę postępowania, rozważ zakup przewodnika.
Kim jest administrator wspólnoty mieszkaniowej?
Administrator to podmiot, któremu wspólnota mieszkaniowa zleca wykonanie za wynagrodzeniem czynności zarządzania nieruchomością wspólną.
Skoro administrator pobiera wynagrodzenie, wspólnota powinna móc bez problemu rozwiązać z nim umowę, gdy przestała być zadowolona z jakości świadczonych usług. Z drugiej strony, ustawa o własności lokali jest skonstruowana w taki sposób, że wspólnoty mieszkaniowe napotykają problem z zakończeniem współpracy z nierzetelnym administratorem.
Administrator nieruchomości
Administrator nieruchomości wspólnej to podmiot, z którym wspólnota mieszkaniowa zawiera umowę w zakresie gospodarowania i zarządzania nieruchomością wspólną. Innymi słowy, jest to podmiot pomagający wspólnocie w administrowaniu jej nieruchomością, przykładowo w rozliczaniu księgowości wspólnoty, sprzątaniu, pielęgnacji zieleni, konserwacji urządzeń. Zakres obowiązków administratora nieruchomości wynika tylko i wyłącznie z umowy zawartej ze wspólnotą mieszkaniową. Wobec tego, jeżeli chcecie sprawdzić, czy Wasz administrator prawidłowo wykonuje swoje obowiązki wynikające z umowy, należy sięgnąć w pierwszej kolejności do jej treści. Administrator nie ma prawa odmówić członkom wspólnoty mieszkaniowej wglądu do umowy. Taka odmowa stanowi naruszenie podstawowych obowiązków administratora i w wielu przypadkach może być podstawą do wypowiedzenia umowy w trybie natychmiastowym. Każdy członek wspólnoty mieszkaniowej ma prawo do wglądu do dokumentacji wspólnoty, a za taką niewątpliwie należy uznać umowę o administrowanie nieruchomością wspólną.
Administrator nieruchomości wykonuje lub zleca osobom trzecim, w imieniu i na rzecz wspólnoty, różnego rodzaju czynność. Najczęściej jest to sprzątanie nieruchomości, konserwacja, pielęgnacja zieleni itp. Najczęściej przy pomocy firm zewnętrznych. Natomiast swoje prace w zakresie bieżącego administrowania nieruchomością wspólną, czyli rozliczania wpłat i wydatków właścicieli, przygotowywaniu zebrania i uchwał właścicieli, odpowiadaniu na wniosku właścicieli itp. administrator wykonuje najczęściej osobiście lub przez zatrudnionych u niego pracowników i współpracowników.
Czy administrator nieruchomości to równocześnie zarządca wspólnoty mieszkaniowej?
Administrator nieruchomości często nazywany jest również zarządcą nieruchomości. W języku potocznym, a nawet w praktyce związanej z administrowaniem i zarządzaniem nieruchomościami, przyjęte jest używanie tych nazw zastępczo. Nie jest to błąd, gdyż używanie obu tych form jest zwyczajowo przyjęte. Jednak jeżeli chcemy być bardzo precyzji to, zgodnie z ustawą o własności lokali zarządca nieruchomości nie jest pojęciem tożsamym z administratorem nieruchomości. Administrator nieruchomości nie jest zarządcą nieruchomości.
Zarządca nieruchomości, to podmiot zewnętrzny, który oprócz czynności administrowania sprawuje również zarząd nad naszą nieruchomością. Zarząd ten został mu powierzony przez wspólnotę mieszkaniową na podstawie art. 18 ustawy o własności lokali. Innymi słowy, gdy wspólnota zleca zarząd nieruchomością podmiotowi zewnętrznemu, we wspólnocie nie istnieje zarząd właścicielski sprawowany przez mieszkańców nieruchomości.
Czy można zmienić administratora wspólnoty mieszkaniowej?
O tym w jaki sposób można rozwiązać umowę z administratorem nieruchomości wspólnej decydować będzie w pierwszej kolejności umowa, a w przypadku braku zapisów w tym zakresie lub ich lakoniczności trzeba będzie sięgnąć do przepisów ogólnych kodeksu cywilnego. Reguła jest taka, że zawsze możemy zmienić nierzetelnego administratora nieruchomości wspólnej. Żeby jednak zrobić to skutecznie, należy podjąć odpowiednie czynności. Brzmi banalnie, ale z różnych względów – zapewne nie bez znaczenia są zaszłości historyczne, gdy istniały liczne mieszkania komunalne a nie własnościowe – nasi klienci obawiają się przeprowadzenia tego procesu.
Właściwsze zatem nie jest pytanie, czy można zmienić administratora, lecz w jaki sposób można to zrobić.
Zmiana firmy administrującej nieruchomością wspólną
Odwołanie administratora nieruchomości w sytuacji, w której podmiot administrujący naszą nieruchomością nie jest wpisany do aktu notarialnego, nie stanowi skomplikowanej czynności. Oczywiście omawiam tutaj sytuacje typowe. Miejcie na uwadze, że Wasze umowy o administrowanie mogą zawierać jakieś szczególne obostrzenia w tym zakresie. O takich przypadkach wspomnę na końcu tego wpisu.
Od czego zacząć? W skrócie, należy zastosować procedurę określaną przez nas jako metoda 5 kroków:
- Ustalcie w jakiej formie zarządzana jest Wasza nieruchomość
- Przygotujcie pełnomocnictwa
- Zwołajcie zebranie
- Podejmijcie uchwały
- Złóżcie wypowiedzenie
Zmiana administratora a forma sprawowania zarządu nieruchomością wspólną
Mamy dwie podstawowe formy sprawowania zarządu w „dużych” wspólnotach mieszkaniowych. Od ustalenia formy zarządu w jakiej zarządzana jest Wasza nieruchomość należy zacząć całą proces. W zależności od tego jaka to będzie forma, należy podjąć różne kroki do zmiany podmiotu administrującego lub zarządzającego Waszą nieruchomością.
Ten wpis dotyczy sposobu zmiany administratora nieruchomości, wobec tego musicie mieć pewność, że w Waszej nieruchomości zarząd nie jest sprawowany przez ten sam podmiot, który jednocześnie administruje nieruchomością. We wspólnotach mieszkaniowych zarząd może być sprawowany w następujący sposób:
- zarząd sprawowany na podstawie art. 18 ustawy o własności lokali a więc sprawujący tzw. zarząd powierzony (powierniczy), który jest zazwyczaj wykonywany przez firmę zajmującą się świadczeniem profesjonalnych usług w zakresie zarządzania nieruchomościami, lub
- zarząd sprawowany na podstawie art. 20 i nast. ustawy o własności lokali, tj. zarząd ustawowy lub inaczej zwany „właścicielskim”, a więc sprawowany zazwyczaj przez samych właścicieli.
W drugim przypadku, zazwyczaj zarząd korzysta z pomocy profesjonalnej firmy zlecając czynności administrowania nieruchomością wspólną firmie zewnętrzną. Jest to więc forma zarządu, której dotyczy niniejszy wpis, gdyż w tym przypadku wspólnota mieszkaniowa korzysta jedynie z usług firmy zewnętrznej - administratora nieruchomości. Nie zleca zarządzania nieruchomością jak w przypadku opisanym w pkt. 1.
Co istotne, w praktyce te same firmy świadczące na rynku swoje usługi trudnią się zarówno zarządzaniem nieruchomościami, jak i ich administrowaniem, w zależności od woli danej wspólnoty mieszkaniowej. Stąd zapewne wspomniane na wstępie zamienne nazewnictwo.
Zmiana administratora nieruchomości a zarząd wspólnoty mieszkaniowej sprawowany na podstawie art. 20 u.w.l.
W nieruchomości, w której mamy administratora, zarząd sprawują osoby fizyczne wybrane zazwyczaj spośród samych właścicieli i to oni, w imieniu wspólnoty mieszkaniowej, zawierają umowę z podmiotem trzecim na administrowanie ich nieruchomością. Można powiedzieć, że zarząd ceduje część sprawowanych przez siebie czynności z zakresu zwykłego zarządu na profesjonalną firmę. Zmiana administratora nieruchomości nie wymaga obecności notariusza.
Do zmiany administratora nieruchomości w większości przypadków niezbędne jest podjęcie uchwały przez wspólnotę mieszkaniową w tym zakresie. W praktyce często pojawia się zagadnienie, czy wystarczające jest złożenie samego wypowiedzenia przez zarząd wspólnoty mieszkaniowej bez podejmowania uchwały przez wspólnotę mieszkaniową. Zdarza się też tak, że administratorzy nie honorują wypowiedzenia złożonego przez zarząd wspólnoty, bez wcześniejszego podjęcia uchwały przez wspólnotę w sprawie zmiany administratora. Wtedy pozostaje przeprowadzanie całej procedury związanej z podjęcie uchwały przez wspólnotę mieszkaniową albo dochodzenie swoich praw w postępowaniu sądowym.
Dlaczego tak jest? Przyczyną jest lakoniczność ustawy o własności lokali i brak konkretnego przepisu w tym zakresie, co wykorzystują administratorzy. Z tego powodu, jeżeli nie konsultujecie się w Waszym konkretnym przypadku z prawnikiem, który najlepiej doradzi Wam czy wystarczy wypowiedzenie złożone przez zarząd, to doradzałabym zmianę administratora z podjęciem uchwały przez wspólnotę mieszkaniową. Z praktyki naszej kancelarii wynika, że najskuteczniejszym sposobem na zmianę administratora nieruchomości jest podjęcie uchwały przez wspólnotę mieszkaniową w tym zakresie. Z analizy orzecznictwa wynika, że większość składów orzeczniczych traktuje rozwiązanie umowy z administratorem jako czynność przekraczającą zwykły zarząd nad nieruchomością wspólną.
Pełnomocnictwo na zebranie wspólnoty mieszkaniowej w sprawie zmiany administratora
Najszybszym sposobem do dokonania zmiany administratora jest zebranie pełnomocnictw od właścicieli posiadających ponad 50% udziałów w nieruchomości wspólnej w zakresie podjęcia czynności zmierzających do wypowiedzenia umowy administratorowi. Zebranie pełnomocnictw zdecydowanie ułatwia przeprowadzenie zebrania i zapewnia skuteczne podjęcie uchwały. Oczywiście nie jest to warunek konieczny, gdyż właściciele mogą sami stawić się na zebraniu i głosować nad uchwałą. Z naszej praktyki wynika jednak, że często na zebraniach pojawia się niewielka ilość właścicieli, przez co podjęcie uchwał jest utrudnione, a czasem wręcz niemożliwe, z uwagi na brak kworum.
Jeżeli nie masz sprawdzonego wzoru pełnomocnictwa, możesz skorzystać z naszego wzoru pełnomocnictwa z objaśnieniami.
Czy do zmiany administratora potrzebne jest podjęcie uchwały przez wspólnotę mieszkaniową?
Na dzień pisania tego wpisu, w zdecydowanej większości orzeczeń sądowych spotkacie się z interpretacją, że zmiana administratora nieruchomości wspólnej stanowi czynność przekraczającą zwykły zarząd. Wynika to przede wszystkim z szerokiego zakresu obowiązków i praw, które bierze na siebie administrator w ramach umowy ze wspólnotą mieszkaniową. Oczywiście, możecie znaleźć i takie interpretacje sądów, które uważają, że jest to czynność zwykłego zarządu. Na poparcie tej tezy wskazuje się, że administrator jedynie zastępuje w czynnościach zarząd wspólnoty, zatem to zarząd wspólnoty powierza administratorowi wykonywanie określonych czynności w zakresie zwykłego zarządu na podstawie zawartej umowy. Skoro dany administrator nie wywiązuje się z umowy albo działa na niekorzyść wspólnoty, zarząd wspólnoty, który będzie z tego rozliczany, ma prawo zmienić takiego administratora.
W wielu umowach o administrowanie, które analizowałam dodawany jest wprost zapis wymagający dla skutecznego wypowiedzenia umowy podjęcia uchwały przez wspólnotę mieszkaniową. Istnieją również takie sytuacje praktyczne, że wspólnota mieszkaniowa w uchwale wyraziła zgodę na zawarcie umowy o administrowanie z konkretnym podmiotem pod nazwą X, co oznacza, że w większości tego rodzaju przypadków zmiana takiego administratora wymaga również podjęcia uchwały wspólnoty mieszkaniowej.
Założeniem tego bloga nie jest opisywanie moich osobistych poglądów na dane zagadnienie prawne, lecz próba przedstawienia czytelnikom najskuteczniejszych rozwiązań ich problemów, bazując na moim doświadczeniu i wiedzy. Na chwilę obecną, większość składów orzeczniczych przychyla się ku twierdzeniu, że rozwiązanie umowy z administratorem stanowi czynność przekraczającą zwykły zarząd. Wiele będzie zależało od konkretnego stanu faktycznego i spotkać się można z takimi sytuacjami, w których będzie można uznać wypowiedzenie złożone przez sam zarząd za w pełni skuteczne.
Reasumując, w większości przypadków przeprowadzenie procedury z podjęciem uchwały jest najbardziej efektywne i skuteczne. W przypadku chęci złożenia wypowiedzenia samodzielnie przez zarząd, bez uprzedniej uchwały wspólnoty mieszkaniowej, warto skonsultować to rozwiązanie z prawnikiem.
Wypowiedzenie umowy administratorowi wspólnoty mieszkaniowej
Zarząd wspólnoty mieszkaniowej powinien złożyć na piśmie wypowiedzenie umowy administratorowi nieruchomości wspólnej. Pod wypowiedzeniem powinno podpisać się przynajmniej dwóch członków zarządu. W przypadku zarządu jednoosobowego, podpis pod wypowiedzeniem składa jedyny członek zarządu. Pismo zawierające wypowiedzenie najlepiej wysłać zarówno mailem jak i przesłać je pocztą listem poleconym. Ewentualnie można rozważyć złożenie wypowiedzenia osobiście w siedzibie administratora.
Jak skutecznie złożyć administratorowi nieruchomości wypowiedzenie, gdy w umowie zastrzeżono formę pisemną pod rygorem nieważności?
W umowach o administrowanie/zarządzanie nieruchomością wspólną pojawiają się zastrzeżenia, że wypowiedzenie umowy może być złożone w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Taki zapis, na pozór „niegroźny”, może się jednak stać bardzo kłopotliwy i być zarzewiem sporów z administratorem, gdy zderzymy się z nim w praktyce. 😊 O czym mówię? Wyjaśnię na przykładzie:
Doręczenie administratorowi nieruchomości wypowiedzenia. Przykład z praktyki:
Pani Mieszkaniówka wraz z pozostałymi członkami zarządu przygotowała i podpisała wypowiedzenie umowy o administrowanie nieruchomością wspólną, które chciała doręczyć osobiście administratorowi w jego siedzibie. Jednak, z uwagi na pandemię, u administratora wszyscy pracują zdalnie i nie przyjmują osobiście klientów na spotkania. Pani Mieszkaniówka przesłała wypowiedzenie listem poleconym na adres siedziby administratora oraz jego skan e-mailem na adres skrzynki pocztowej. Administrator nie odebrał wypowiedzenia przesłanego pocztą i obecnie tłumaczy, że nadal jest administratorem, pomimo upływu okresu wypowiedzenia określonego w piśmie, gdyż nigdy nie zostało do niego skutecznie doręczone w formie pisemnej. Administrator twierdzi, że umowa zawierała w tym zakresie rygor nieważności i przesłanie wypowiedzenia e-mailem nie stanowi zachowania formy pisemnej. Czy administrator ma rację?
Administrator ma rację tylko w tej kwestii, iż e-mail nie stanowi formy pisemnej. Natomiast, co do tego, że wypowiedzenie w formie pisemnej nie zostało prawidłowo złożone, myli się. Przyjmuje się, że forma pisemna jest zachowana, a co za tym idzie wypowiedzenie jest skuteczne, gdy zostanie wysłane na adres administratora/zarządcy nieruchomości. Celowe lub poprzez przeoczenie nieodbieranie korespondencji z poczty przez administratora nie zwalnia go z ryzyka, że wśród kierowanych do niego listów znajduje się wypowiedzenie umowy.
O czym należy jeszcze pamiętać przy składaniu wypowiedzenia? Wypowiedzenie powinno zawierać oryginalne podpisy tj. nie może to być kopia pisma, lecz jego oryginał.
Wypowiedzenie umowy zawartej z administratorem na czas określony
Bywają takie stany faktyczne, w których mamy zarząd „właścicielski” sprawowany w trybie art. 20 i nast. ustawy o własności lokali, a pomimo tego w aktach notarialnych poszczególnych właścicieli znajdują się zapisy o tym, że firma X będzie sprawowała administrację przez okres X lat od czasu powstania wspólnoty mieszkaniowej. Zdarzają się również umowy o administrowanie nieruchomością wspólną zawierane na czas określony wynoszący kilka lat.
Czy można wypowiedzieć umowę terminową administratorowi przed terminem?
Co do zasady wygląda to tak, że każdą umowę o administrowanie można wypowiedzieć, nawet tą zawartą na czas określony. W przypadku wcześniejszego wypowiedzenia umów terminowych, jeżeli nie chcecie płacić administratorowi odszkodowania za wcześniejsze wypowiedzenie umowy, wypowiedzenie musi nastąpić z ważnej przyczyny. Oznacza to, że wspólnota mieszkaniowa musi mieć ważne powody do wypowiedzenia umowy. Najlepiej będzie takie powody wprost wymienić w wypowiedzeniu. Od razu warto dodać, że powinny być to powody (przyczyny) rzeczywiste, a nie pozorne.
W powyższej kwestii każdy przypadek należy ocenić indywidualnie.
Zmiana administratora nieruchomości a praktyka
Zmiana nierzetelnego administratora jest możliwa w każdym czasie. Należy o tym pamiętać i nie poddawać się, gdyż w praktyce naszej kancelarii spotykamy się wielokrotnie z administratorami, którzy celowo starają się utrudnić ten proces. Wspólnota Mieszkaniowa ma prawo decydować o tym z kim i na jakich zasadach chce współpracować. Nie należy się zrażać, gdy administrator stara się utrudnić ten proces lub gdy pierwsza próba zmiany się nie powiedzie.
