Karolina Trzeciak-WachWielu zarządców odmawia zorganizowania zebrania wspólnoty mieszkaniowej powołując się na przepisy COVIDowe. Z praktyki naszej kancelarii wynika, że w dużej ilości wspólnot mieszkaniowych na skutek pojawienia się pandemii COVID-19 nie odbyły się roczne zebrania lub zebrania miały wyłącznie formę online. Pojawia się coraz więcej pytań o legalność tego rodzaju działań, o ewentualne konsekwencje prawne dla zarządców, jak i o odpowiedzialność zarządów wspólnot mieszkaniowych.
Zebranie wspólnoty mieszkaniowej 2021 i 2022
Zarządcy odmawiając zwołania zebrania wspólnoty mieszkaniowej, czy też zwołując zebranie tylko i wyłącznie w formie zdalnej powołują się na art. 90 tzw. „ustawy covidowej”, z której wynika, że jeżeli termin ustawowy zwołania zebrania wspólnoty mieszkaniowej przypada w okresie obowiązywania stanu epidemii lub stanu zagrożenia epidemicznego, ulega on przedłużeniu o 6 tygodni od dnia odwołania tego stanu.
Jak należy interpretować przepis tzw. „ustawy covidowej”?
Z brzmienia tego przepisu wynika, że zarówno zarządca, któremu powierzono zarząd w trybie art. 18 u.w.l., jak i zarząd sprawowany na podstawie art. 20 u.w.l., nie ponoszą odpowiedzialności za brak zwołania rocznego zebrania. Innymi słowy, zarządca i zarząd nie mogą ponosić negatywnych konsekwencji za niezwołanie zebrania.Bynajmniej przepis ten nie oznacza, że nie można zwoływać zebrań wspólnoty mieszkaniowej. Czym innym jest nieponoszenie negatywnych konsekwencji z tytułu braku rocznego zebrania, a czym innym jest możliwość jego zwołania.
Zwrócić należy uwagę, że przepis ten nie zwalnia z obowiązku zwołania zebrania wspólnoty mieszkaniowej przez administratora nieruchomości wspólnej. Administrator nieruchomości działa w granicach wskazanych w umowie o administrowanie i wypełnia wolę zarządu wspólnoty mieszkaniowej. Jeżeli zarząd wspólnoty mieszkaniowej chce zwołać zebranie wspólnoty mieszkaniowej, pomimo tego, że obowiązuje stan epidemii lub stan zagrożenia epidemicznego, to administrator powinien mu w tym pomóc. Zebranie takie powinno odbyć się z uwzględnieniem aktualnych obostrzeń sanitarnych. Może się jednak okazać, że administrator odmówi zwołania stacjonarnego zebrania powołując się na to, że sam obawia się o zdrowie i życie swoich pracowników. W takim przypadku jedyne co pozostaje, to postaranie się o to, żeby zebranie odbyło się w trybie mieszanym, tj. administrator prowadzi je online a część właścicieli jest fizycznie obecnych na zebraniu. Gdy nie ma takich możliwości we wspólnocie lub administrator nie podejmuje się zwołania takiego zebrania, zarząd wspólnoty mieszkaniowej musi rozważyć samodzielne zwołanie i zorganizowanie zebrania wspólnoty mieszkaniowej.
Zebranie wspólnoty mieszkaniowej 2021
Jak napisałam powyżej, ustawa covidowa nie zabrania zwoływania zebrań wspólnoty mieszkaniowej. Podczas wprowadzonego w Polsce stanu epidemii jak i stanu zagrożenia epidemicznego można było zwoływać zebrania wspólnoty mieszkaniowej. Należało jedynie zachować odpowiednie warunki sanitarne i zalecenia związane z obostrzeniami dotyczącymi limitu osób. Czym innym jest jednak ponoszenie negatywnych sankcji z uwagi na niezwoływanie zebrania, a czym innym możliwość – legalność jego zwołania. Innymi słowy, przepis art. 90 ustawy covidowej nie oznacza, że zabronione jest zwoływanie zebrań wspólnoty mieszkaniowej. Wręcz przeciwnie, zebranie może się odbyć, trzeba je tylko odpowiednio zorganizować, zgodnie z obowiązującymi obostrzeniami, które omówię w dalszej części.
W jaki sposób można przeprowadzić zebranie wspólnoty mieszkaniowej w okresie pandemii?
Pewnego rodzaju wytyczne można znaleźć na portalu gov.pl .
Zacznijmy po kolei.
W idealnym świecie można zorganizować głosowanie online. Ministerstwo sugeruje formę zebrania „hybrydowego”, czyli takiego, na które przybędzie część właścicieli stacjonarnie a pozostali właściciele będą obecni online. Należy pamiętać, że korzystanie z narzędzi umożliwiających zdalne zebrania wspólnot mieszkaniowych jest kosztowne i prowadzi zazwyczaj do zwiększenia kosztów opłat z tytułu zarządu nieruchomością wspólną. Z reguły trzeba zaopatrzyć się w specjalny program komputerowy, za który powinna zapłacić wspólnota mieszkaniowa lub dokupić odpowiednią licencję. Wszystko jest w porządku, gdy wspólnota się na to godzi. Jednak wspólnota mieszkaniowa powinna się na to zgodzić w formie uchwały.
Jak przeprowadzić głosowanie nad taką uchwałą, gdy nie może odbyć się zebranie wspólnoty w formie stacjonarnej? Przy organizacji zebrania online, pojawia się również pytanie, co z osobami starszymi, które nie potrafią korzystać z narzędzi internetowych? Przecież nie można pominąć żadnego właściciela na zebraniu wspólnoty. Kolejna kwestia jaka się pojawia, to pytanie odnośnie zebrania hybrydowego, na podstawie jakiego klucza miałyby być wybierane osoby uczestniczące w zebraniu wspólnoty stacjonarnie, a które w trybie online? Kolejny problem, to czy wszystkie osoby mają dostęp do odpowiednich programów komputerowych i umieją z nich korzystać? Pojawić się może również kwestia, czy niezadowolony z treści podjętej uchwały właściciel nie będzie próbował jej podważyć argumentując, że nie miał dostępu do odpowiednich programów internetowych przez co nie mógł przedstawić swojego stanowiska pozostałym członkom wspólnoty i przekonać ich, żeby głosowali przeciwko uchwale?
Jak widać, problemów praktycznych jest wiele, a uchybienia w formalnej procedurze zebrania wspólnoty mogą skutkować uchyleniem uchwał tak podjętych. Przeprowadzenie zebrania online, czy też w formie hybrydowej, należy ocenić pozytywnie, gdyż jest to ogromne ułatwienie dla wspólnot mieszkaniowych. Jednak, jak wskazałam powyżej, nie zawsze tak będzie. Każdy przypadek należy ocenić indywidualnie. Zarząd lub zarządca podejmując decyzję o takiej formule zebrania powinni mieć pewność, że jest to najlepsze rozwiązanie dla danej wspólnoty.
Obostrzenia i wymogi sanitarne w zakresie zebrań wspólnot mieszkaniowych 2021
Obecnie nic nie stoi nic na przeszkodzie, żeby zorganizować zebranie stacjonarne. Należy tylko zapoznać się z aktualnymi wymogami i obostrzeniami w tym zakresie, które są umieszczone na stronie gov.pl .
Na dzień pisania tego wpisu, tj. 9 września 2021 r., we wszelkiego rodzaju zgromadzeniach, a za takie należy uznać zebranie wspólnoty mieszkaniowej, może uczestniczyć maksymalnie 150 osób. Uczestnicy maja obowiązek zachowania odległości 1,5 m od innych osób. Limity te nie dotyczą osób w pełni zaszczepionych przeciwko COVID-19. Jeżeli planujecie zwołać zebranie wspólnoty mieszkaniowej, sprawdźcie aktualne wymogi sanitarne, gdyż one zmieniają się bardzo często.
Czy można zorganizować zebranie wspólnoty mieszkaniowej w trakcie pandemii COVID-19?
Najważniejsze, żeby nie dać sobie wmówić, że ze względu na COVID-19 nie można organizować stacjonarnych zebrań wspólnoty. Można je organizować, należy jedynie przestrzegać aktualnych obostrzeń i wymogów sanitarnych.
Trzeba również wskazać, że wprowadzony ustawą covidową brak odpowiedzialności prawnej zarządcy lub zarządu za brak zwołania zebrania w ustawowym terminie nie oznacza, że nie poniosą oni innych negatywnych konsekwencji. I tak, zawsze należy mieć na względzie jaka jest wola większości mieszkańców tworzących wspólnotę mieszkaniową. Łatwo sobie wyobrazić, że celowe niezwoływanie zebrania przez zarządcę pod pretekstem powoływania się na przepisy covidowe może skutkować zwołaniem takiego zebrania przez samą wspólnotę i odwołaniem zarządcy/zarządu lub uczynienie tego po okresie pandemii, gdy w końcu dany zarządca nie będzie miał wyjścia i zwoła zebranie. Należy się zawsze z tym liczyć, przecież to wspólnota płaci zarządcy i wobec tego jest on zobligowany działać zgodnie z wolą wspólnoty, a uchylanie się od swoich podstawowych obowiązków może skutkować wypowiedzeniem umowy.
Pamiętaj o tym zarządco i zarządzie, gdy będziecie po raz kolejny odmawiać zwołania zebrania! Chwilowe „korzyści” związane z powoływaniem się na COVID-19 mogą mieć swoje konsekwencje w przyszłości i spowodować utratę klienta.
Czy odmowa zwołania zebrania wspólnoty mieszkaniowej jest podstawą do wypowiedzenia umowy?
Nie zawsze odmowa zwołania zebrania wspólnoty mieszkaniowej będzie stanowiła podstawę do wypowiedzenia umowy zarządcy lub administratorowi. W związku z pandemią za uzasadnione można uznać obawy administratora lub zarządcy co do zwołania zebrania. Nie zmienia to jednak faktu, że zarząd wspólnoty mieszkaniowej lub grupa właścicieli może złożyć wniosek do zarządcy lub administratora o przygotowanie dokumentów oraz zorganizowanie miejsca i odpowiednich warunków do przeprowadzenia zebrania a zarządca lub administrator może przewodniczyć takiemu zebraniu w drodze zdalnej, tj. online.
Może być również tak, że zarządca lub administrator zwołuje zebranie online lub w trybie hybrydowym, co również trudno będzie mu zarzucić i uznać to jako podstawę do wypowiedzenia umowy w trybie natychmiastowym. Niemniej jednak, w każdym przypadku jeżeli jesteśmy niezadowoleni z pracy zarządcy lub administratora, w tym także nie odpowiada nam sposób zwoływania przez niego zebrań, można rozważyć wypowiedzenie umowy z zachowaniem umownego terminu wypowiedzenia. Natomiast w przypadku braku zwołania zebrania przez zarządcę lub administratora, który zasłania się przepisami covidowymi i w żaden sposób – pomimo takich wniosków zarządu lub grupy właścicieli – nie pomaga w jego organizacji, może się okazać, że jest to przyczyna do rozwiązania umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia.
Zebranie wspólnoty mieszkaniowej 2022 r.
Do dnia 16 maja 2022 r. obowiązywał w Polsce stan epidemii. Po dniu 16 maja 2022 r. obowiązuje stan zagrożenia epidemicznego. Co to zmienia w zakresie organizacji zebrań wspólnot mieszkaniowych? Moim zdaniem niewiele.
Po pierwsze, dalej obowiązuje art. 90 ustawy covidowej, który wyłącza negatywne konsekwencje w stosunku do zarządu lub zarządcy za niezwołanie rocznego zebrania wspólnoty mieszkaniowej. Po drugie, obowiązujące przepisy nie wprowadzają limitu osób, które mogą uczestniczyć w zebraniach wspólnot mieszkaniowych. Jednakże, z uwagi na stan zagrożenia epidemicznego, zarządcy lub administratorzy mogą zasłaniać się obawą o własne zdrowie i życie, a co za tym idzie, odmawiać zwołania zebrania. Nie oznacza to jednak, że zebrania wspólnot mieszkaniowych nie mogą się odbywać się. Wręcz przeciwnie, gdy jest taka potrzeba, zebrania wspólnot powinny być organizowane. Co pozostaje zarządom lub grupom właścicieli w takim przypadku? Najlepiej będzie po prostu zorganizować zebranie we własnym zakresie a w przypadku odmówienia pomocy ze strony zarządcy lub administratora w jego organizacji i przygotowaniu dokumentów, należy rozważyć wypowiedzenie mu umowy. Gdy zarządca lub administrator odmawia jakiejkolwiek pomocy, może się okazać, że stanowi to podstawę do rozwiązania umowy w trybie natychmiastowym.
