Karolina Trzeciak-WachZebranie właścicieli lokali danej nieruchomości tworzących wspólnotę mieszkaniową nie stanowi najwyższego organu wspólnoty mieszkaniowej. Niemniej jednak, procedowanie uchwał na zebraniu wspólnoty mieszkaniowej w kwestiach przekraczających czynności zwykłego zarządu nad nieruchomością wspólną jest najbardziej zalecane. Przeprowadzenie zebrania wspólnoty mieszkaniowej daje możliwość swobodnej dyskusji i wypowiedzi poszczególnym członkom nad najważniejszymi kwestiami związanymi z jej zarządzaniem, a także umożliwia kontrolę nad pracą zarządu i zarządcy.
Kto może zwołać zebranie wspólnoty mieszkaniowej?
Zebranie wspólnoty mieszkaniowej zwołuje zarząd lub zarządca wspólnoty mieszkaniowej. Dodatkowo, zebranie wspólnoty mieszkaniowej może być zwołane na wniosek właścicieli lokali dysponujących co najmniej 1/10 udziałów w nieruchomości wspólnej a w wyjątkowych sytuacjach nawet na wniosek każdego z właścicieli. Zebranie właścicieli powinno być zwołane przez zarząd lub zarządcę. W praktyce wygląda to następująco.
Gdy mamy w nieruchomości zarząd ustawowy z art. 20 u.w.l. (ustawa o własności lokali), inaczej zwany właścicielskim, sprawowany zazwyczaj przez samych właścicieli, swoje obowiązki w większości przypadków zarząd „oddelegowuje” na administratora. Taki administrator zwołuje w imieniu zarządu zebranie właścicieli lokali. Oczywiście dobrą praktyką jest ustalanie przez administratora terminu zebrania z zarządem, w końcu powinien być obecny, w szczególności na rocznym zebraniu, na którym głosuje się nad udzieleniem mu absolutorium. Z zarządem wspólnoty mieszkaniowej powinien być również uzgodniony porządek obrad oraz treść procedowanych uchwał.
Gdy mamy w nieruchomości zarząd sprawowany przez zarządcę, powołanego na podstawie art. 18 u.w.l., inaczej zwany powierniczym, zarządca taki występuje w roli zarządu nieruchomości i to on zwołuje zebrania, analogicznie jak to opisano powyżej. Często nie konsultuje z właścicielami lokali kwestii, które konsultuje administrator z zarządem właścicielskim. W nieruchomości nie występuje bowiem zarząd składający się z właścicieli nieruchomości. Zarządca ma większą swobodę decyzyjną w przypadku tej formy zarządzania nieruchomością, także w odniesieniu do organizacji i przebiegu zebrań wspólnoty.
Czy właściciel może zwołać zebranie wspólnoty mieszkaniowej?
Zasadą jest, że to zarząd lub zarządca są uprawnieni do zwołania zebrania wspólnoty mieszkaniowej. W przypadku rocznego zebrania właścicieli, należy to do ich obowiązków i jest obligatoryjne. Roczne zebranie właścicieli to zebranie, o którym wprost mówi ustawa o własności lokali i należy je zwołać najpóźniej do końca pierwszego kwartału danego roku kalendarzowego. W przypadku niezwołania zebrania rocznego przez zarząd lub zarządcę, każdy z właścicieli jest uprawniony do jego zwołania. Jest ta wyjątkowa sytuacja, gdyż w świetle ustawy pojedynczy właściciel nabywa prawo do zwołania zebrania wspólnoty. Innymi słowy, bezczynność zarządu lub zarządcy w zakresie zwołania corocznego zebrania wspólnoty skutkuje tym, że uprawnienie to przechodzi na każdego z właścicieli. Pojedynczy właściciel ma prawo do zwołania zebrania wspólnoty mieszkaniowej tylko wtedy, gdy nie zostało zwołane zebranie roczne przez zarząd lub zarządcę nieruchomości. W innym wypadkach, pojedynczy właściciel nie jest uprawniony do zwołania zebrania wspólnoty mieszkaniowej.
Jeżeli jesteś właścicielem lokalu i chcesz zwołać dodatkowe zebranie wspólnoty mieszkaniowej, pozostaje Ci zaangażowanie grupy właścicieli, którzy poprą Twój wniosek. Oprócz rocznego zebrania wspólnoty mieszkaniowej, grupa właścicieli może zadecydować o odbyciu nadzwyczajnego tj. dodatkowego zebrania wspólnoty mieszkaniowej. Na wniosek właścicieli lokali, dysponujących co najmniej 1/10 udziałów w nieruchomości wspólnej, zarząd lub zarządca obowiązani są do zwołania zebrania właścicieli.
Wniosek właścicieli w sprawie zwołania zebrania wspólnoty mieszkaniowej
Wniosek właścicieli powinien być podpisany przez właścicieli dysponujących co najmniej 1/10 udziałów w nieruchomości wspólnej. Pamiętaj żeby sprawdzić, czy wniosek podpisały rzeczywiście osoby, które dysponują taką ilością udziałów. W przypadku osób, które mają nabyty lokal w ramach współwłasności (nie chodzi tu o małżeńską wspólność majątkową), wniosek taki powinni podpisać wszyscy współwłaściciele. W jaki sposób to sprawdzić? Osoby podpisujące wniosek zazwyczaj mają wiedzę, że nabyły lokal na zasadach współwłasności, więc warto przy zbieraniu podpisów po prostu o to zapytać. Zazwyczaj osoby, które nabyły lokal w trakcie trwania małżeństwa nabyły go w ramach wspólności majątkowej małżeńskiej i w tym przypadku wystarczy, gdy wniosek podpisze jeden z małżonków. Jeżeli jednak nadal masz wątpliwości, możesz sprawdzić księgę wieczystą.
Wniosek należy złożyć w siedzibie zarządcy lub administratora lub do rąk członków zarządu. W przypadku składania wniosku do rąk zarządu, wystarczające jest złożenie go jednemu członkowi zarządu. Wniosek ten powinien zawierać odręczne podpisy osób składających wniosek, a także powinien zawierać wyszczególnienie spraw, które mają się znaleźć w porządku obrad zebrania. Powinien to być oryginał wniosku a nie jego kopia. W przypadku gdy zaplanowane jest procedowanie uchwał, które mogą wpływać na prawa i obowiązki poszczególnych właścicieli, najlepiej jest od razu podać propozycję treści uchwały (projekt uchwały), która ma być procedowana na zebraniu.
Jeżeli chcesz skorzystać z gotowego wzoru zwołania zebrania wspólnoty mieszkaniowej, to możesz go pobrać tutaj
Brak zwołania zebrania wspólnoty mieszkaniowej. Przykład z praktyki
W praktyce bardzo często spotykamy się z pytaniem, co w sytuacji gdy zarządca nie zwołuje zebrania, pomimo wniosku właścicieli dysponujących 1/10 udziałów?
Odpowiem poniższym przykładem
Pani Mieszkaniówka zainicjowała proces odwołania obecnego zarządcy. Zebrała podpisy właścicieli posiadających 1/10 udziałów w nieruchomości wspólnej pod wnioskiem o zwołanie zebrania wspólnoty w tym celu. Wniosek taki wysłała do zarządcy z prośbą o zorganizowanie zebrania. Zarządca nie podjął żadnych kroków w tym zakresie, przestał również odpisywać na maile i odbierać telefony od Pani Mieszkaniówki. Co można zrobić?
Pani Mieszkaniówka powinna pisemnie wyznaczyć zarządcy termin na zwołanie zebrania pod rygorem, że w przypadku niewywiązania się z tego obowiązku sama zwoła zebranie wspólnoty i je zorganizuje. W wielu przypadkach brak współpracy zarządcy w tym zakresie stanowi podstawę do wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym, ponieważ zarządca swoją postawą blokuje działania wspólnoty i nie wypełnia swoich podstawowych ustawowych obowiązków. Po upływie przewidzianego terminu, Pani Mieszkaniówka może sama zwołać zebranie wspólnoty mieszkaniowej i procedować na nim podjęcie odpowiednich uchwał.
W ustawie o własności lokali nie ma wprost wskazanej sankcji za niezwołanie zebrania, pomimo wniosku odpowiedniej liczby właścicieli. Stąd też, wielu zarządców wykorzystuje to jako pretekst i pozwala sobie na bezczynność. Jednakże, zgodnie z orzecznictwem sądowym w tym zakresie, zebranie wspólnoty mieszkaniowej zwołane przez nieuprawniony podmiot nie czyni co do zasady wadliwym podjętych na nim uchwał. Wobec tego, w razie bezczynności zarządu lub zarządcy najlepszym rozwiązaniem jest zwołanie zebrania we własnym zakresie przez zainteresowanych właścicieli.
Zawiadomienie właścicieli o zebraniu wspólnoty mieszkaniowej. Warunki formalne zebrania
Ustawodawca przewidział szereg wymogów formalnych, które powinno spełniać prawidłowo zwołane zebranie. Możemy do nich zaliczyć:
- obowiązek zawiadomienia o zebraniu przez zarząd lub zarządcę na piśmie każdego właściciela lokalu,
- zachowanie co najmniej tygodniowego terminu na powiadomienie o zebraniu,
- przedstawienie w zawiadomieniu o zebraniu porządku obrad, a w przypadku planowanej zmiany we wzajemnych prawach i obowiązkach treści tej zmiany.
Od razu zaznaczę, że nawet w przypadku, gdy ustawowe warunki formalne zostaną naruszone, bardzo trudno będzie uchylić przed sądem uchwałę, która została podjęta z naruszeniem warunków formalnych. W orzecznictwie sądowym ugruntowany jest pogląd, że naruszenie przepisów dotyczących zwołania zebrania jest podstawą do uchylenia uchwały tylko wtedy, gdy naruszenie jest na tyle istotne, że mogło mieć wpływ na treść podjętej uchwały. Innymi słowy, niezadowolony właściciel musiałby udowodnić w sądzie, że w przypadku zachowania warunków formalnych nie doszłoby do podjęcia uchwały o tej treści.
Wielu właścicieli jest przekonanych, że naruszenie jakiegokolwiek z warunków formalnych zwołania zebrania automatycznie skutkuje nieważnością podjętych na tym zebraniu uchwał, a co za tym idzie z powodzeniem można je skarżyć do sądu, gdyż sąd na pewno je uchyli na tej podstawie. Takie przekonanie jest błędne. Zostanie to wyjaśnione w dalszej części wpisu, na wskazanych przykładach dotyczących konkretnych uchybień.
Niezachowanie ustawowego terminu na zawiadomienie o zebraniu. Przykłady z praktyki
O zebraniu i porządku obrad zebrania każdy właściciel powinien być powiadomiony z co najmniej z 7-dniowym wyprzedzeniem. Często w mojej praktyce spotykam się z pytaniem, co w przypadku naruszenia przez zarządcę tygodniowego terminu na zawiadomienie o planowanym zebraniu wspólnoty? Tak naprawdę w przypadku tego rodzaju naruszenia niewiele można zdziałać. Zebranie, które zostało zwołane z naruszeniem warunków formalnych dalej jest władne do podejmowania skutecznych uchwał, a ich zaskarżenie z uwagi na zarzut niedopełnienia warunków formalnych zwołania zebrania w większości przypadków będzie nieskuteczny.
W wyniku powyższego, do czasu uchylenia uchwały przez sąd uchwała z mocy prawa nie jest uchwałą nieważną, nawet w razie jej zaskarżenia do sądu. Jest ona skuteczna i obowiązująca we wspólnocie mieszkaniowej.
Powyższe nie oznacza, że niezadowolony właściciel za każdym razem musi pogodzić się z treścią uchwały, to jest zaniechać skarżenia uchwały do sądu. Uchylenie takiej uchwały wymaga natomiast zaistnienia szczególnych okoliczności, udowodnionych przed sądem, nadto przedstawienia odpowiedniej argumentacji. Należy przekonać sąd przedkładające odpowiednie dowody, że gdyby wymogi formalne w tym konkretnym przypadku zostały dochowane, wspólnota nie podjęłaby uchwały o określonej treści.
Przykład z praktyki
Pani Mieszkaniówka została powiadomiona o terminie zebrania wspólnoty mieszkaniowej na 3 dni przed zebraniem, przez co nie mogła brać w nim udziału. Na zebraniu została podjęta uchwała o koniecznym remoncie klatki schodowej. Czy naruszenie tygodniowego terminu na zawiadomienie Pani Mieszkaniówki o terminie i przedmiocie zebrania może być podstawą do uchylenia uchwały przez sąd?
Co do zasady, Pani Mieszkaniówka w sądzie musiałaby udowodnić, że to naruszenie było istotne i miało wpływ na treść podjętej uchwały. Innymi słowy, Pani Mieszkaniówka musiałaby udowodnić, że gdyby zarządca zachował 7-dniowy termin na powiadomienie jej o zebraniu, to nie doszłoby do podjęcia uchwały o remoncie klatki schodowej. Można się domyślić, że nie jest to łatwe zadanie.
Nieprawidłowe zawiadomienie o zebraniu wspólnoty mieszkaniowej a droga sądowa
Jak już wyżej wskazałam, kwestie formalne są sprawą drugorzędną. Wspólnota na zebraniu może dowolnie zmieniać porządek obrad oraz treść uchwał nad którymi proceduje. Może procedować nad uchwałami, które nie były objęte porządkiem obrad. Bardzo często w praktyce zdarza się, że zarządca nie przedstawia porządku obrad lub projektów uchwał w zawiadomieniu na zebranie. Czy tego rodzaju działanie będzie stanowiło skuteczną podstawę do zaskarżenia uchwały? I tym razem trudno jest udzielić jednoznacznej odpowiedzi, gdyż każdy przypadek należy ocenić indywidualnie. W większości przypadków nie będzie to stanowiło podstawy skutecznego zaskarżenia uchwały. Kiedy jednak może stanowić podstawę do uchylenia?
Przykład z praktyki
Pani Mieszkaniówka prowadzi firmę budowlaną. W zawiadomieniu o zebraniu wspólnoty nie otrzymała informacji o projekcie uchwały, który ma dotyczyć remontu klatki schodowej i wyboru firmy wykonawczej. Pani Mieszkaniówka nie była obecna na zebraniu, lecz gdyby została o nim prawidłowo powiadomiona, stawiłaby się na zebranie i zaproponowałaby remont klatki po znacznie tańszej cenie niż wybrana firma zewnętrzna. Z tego powodu Pani Mieszkaniówka zaskarżyła uchwałę do sądu. W takim przypadku sąd może uznać, że formalne naruszenie związane z prawidłowym powiadomieniu o zebraniu było na tyle istotne, że miało wpływ na treść uchwały, wobec czego uchyli zaskarżoną uchwałę.
Podsumowując, drobne naruszenia proceduralne w zwołaniu zebrania w większości przypadków nie będą stanowiły skutecznej podstawy do zaskarżenia uchwał. Z pewnością pozwala to zarządcom i administratorom na dość „liberalne” podejście do dochowywania standardów i warunków formalnych określonych ustawą. Niemniej jednak, zawsze może być to podstawą do wypowiedzenia umowy o administrowanie/zarządzanie nieruchomością wspólną, a gdy przybiera charakter rażący - nawet do wypowiedzenia umowy w trybie natychmiastowym.
Coroczne zebranie wspólnoty mieszkaniowej
Zebranie wspólnoty mieszkaniowej powinno odbywać się przynajmniej raz w roku kalendarzowym i powinno być zwołane nie później niż w pierwszym kwartale roku. W razie niezwołania zebrania przez zarząd lub zarządcę, który sprawuje zarząd powierzony, każdy właściciel ma prawo do zwołania takiego zebrania.
Przedmiot obrad rocznego zebrania wspólnoty mieszkaniowej
Na zebraniu rocznym omawiane są w szczególności kwestie dotyczące omówienia planu gospodarczego i opłat na przyszły rok, oceny pracy zarządu lub zarządcy sprawującego zarząd powierzony, sprawozdania zarządu oraz udzielenia absolutorium zarządowi. Te kwestie są wprost wskazane w ustawie jako konieczne do omówienia na rocznym zebraniu. Oprócz tego na zebraniu rocznym mogą być omówione inne dowolne kwestie istotne dla wspólnoty mieszkaniowej.
Zebranie wspólnot mieszkaniowych w 2022 a COVID-19
W związku z pojawieniem się pandemii COVID-19 wiele zebrań wspólnot mieszkaniowych nie odbyło się lub miało wyłącznie formę online. Taka praktyka wynika z pojawienia się art. 90 tzw. „ustawy covidowej”, zgodnie z którym jeżeli termin ustawowy zwołania zebrania wspólnoty mieszkaniowej przypada w okresie obowiązywania stanu epidemii lub stanu zagrożenia epidemicznego, to ulega on przedłużeniu o 6 tygodni od dnia odwołania tego stanu. Przepis ten nie oznacza bynajmniej, że nie można w ogóle zwoływać zebrań wspólnoty mieszkaniowej. Zwołując zebranie wspólnoty mieszkaniowej w czasie trwania epidemii lub stanu zagrożenia epidemicznego, należy zachować obowiązujące na dzień zwołania zebrania obostrzeń sanitarnych.
Jeżeli chcecie dowiedzieć się więcej o zebraniach wspólnot mieszkaniowych w czasie trwania pandemii COVID-19, to zachęcam do zapoznania się z tym wpisem
Niezwołanie corocznego zebrania wspólnoty mieszkaniowej
Tak jak było to omówione na początku wpisu, w przypadku niezwołania rocznego zebrania wspólnoty mieszkaniowej przez zarząd lub zarządcę sprawującego zarząd powierzony z art. 18 u.w.l., uprawnienie to przechodzi na każdego właściciela. Jeżeli na skutek niedopełnienia swoich obowiązków związanych ze zwołaniem zebrania powstanie szkoda, może również powstać odpowiedzialność odszkodowawcza po stronie zarządu lub zarządcy.
Nadzwyczajne zebrania wspólnoty mieszkaniowej
W razie potrzeby zebrania wspólnot mieszkaniowych mogą się odbywać częściej niż raz w roku. W każdym czasie zebranie wspólnoty mieszkaniowej może zwołać zarząd lub zarządca, któremu powierzono zarząd na podstawie art. 18 u.w.l. Zebranie może być również zwołane na wniosek właścicieli dysponujących co najmniej 1/10 udziałów w nieruchomości wspólnej. Jednak, w tym ostatnim przypadku, zebranie powinno być zwołane również przez zarząd lub zarządcę sprawującego zarząd powierzony. Zwołanie takiego zebranie przez zarząd lub zarządcę jest wręcz obligatoryjne. Jeżeli lekceważą ten obowiązek lub odmawiają, narażają się na odpowiedzialność na zasadach ogólnych lub odpowiedzialność kontraktową.
Zebranie wspólnoty mieszkaniowej, czy jest potrzebny formalizm?
Wspólnota mieszkaniowa, w przeciwieństwie do większości spółdzielni mieszkaniowych, jest tworzona przez właścicieli lokali z tego samego budynku. Stąd też, pomimo przedstawienia w ustawie o własności lokali ogólnego zarysu wymogów formalnych jakim powinno odpowiadać zwołanie zebrania wspólnoty mieszkaniowej, postępowanie to jest bardzo odformalizowane. W ustawie nie ma żadnych sankcji za naruszenie warunków formalnych zwołania zebrania. Błędem jest przekonanie, że naruszenie przykładowo tygodniowego terminu na zawiadomienie o zebraniu powoduje z automatu nieważność tego zebrania czy też podjętych na nim uchwał. Odformalizowanie zebrania wspólnoty mieszkaniowej jest założeniem słusznym. Nie raz przecież chodzi o to, żeby szybko i sprawnie podejmować czynności przez właścicieli. Nadmierny formalizm utrudniałby działanie całej wspólnoty i zarządzanie jej wspólnym majątkiem.
