Głosowanie elektroniczne we wspólnocie mieszkaniowej. Jak to zrobić skutecznie?

W artykule znajduje się instrukcja postępowania, jak można wprowadzić i stosować komunikację elektroniczną we wspólnocie (głosowania, zawiadomienia itp.), żeby to robić zgodnie z prawem. Da się? Oczywiście, że się da, ale nie można tego robić „na skróty” i byle jak 😊.

Generalnie ja zawsze wychodzę z założenia, że się da, trzeba po prostu czasem dłużej zastanowić się nad rozwiązaniem. Zadanie prawnika właśnie na tym polega - jak to zrobić, żeby można było i żeby było zgodne z prawem 😊.

Ustawa o własności lokali nie ogranicza możliwości głosowania drogą elektroniczną przez właścicieli. Jeżeli chodzi o zawiadomienia, to wprawdzie wprowadza ograniczenia, ale można to rozwiązać w taki sposób,żeby właściciel mógł być powiadamiany o zebraniach i głosowaniach również drogą elektroniczną. O tym wszystkich w artykule 😊 W skrócie, potrzebne są:

- uchwała,

- oświadczenia.

Mam taki praktyczny przykład, już któryś właściciel lokalu do nas się z tym zgłosił (dotyczy tego samego administrator, ale inna wspólnota). We wspólnocie głosowanie odbywa się tylko elektronicznie. Administrator ma siedzibę tylko w Warszawie (o ile nie jest to tylko wirtualne biuro). Nie odbiera telefonów. Właściciel nie jest w stanie oddać głosu, ponieważ nie umie posługiwać się portalem internetowym oferującym dedykowanym do administrowania nieruchomościami … Coś tu chyba jest nie tak?

Czy to oznacza, że jestem przeciwnikiem wszelkich aplikacji i platform do obsługi wspólnot? Wręcz przeciwnie, jestem ich wielkim orędownikiem, gdyż usprawniają komunikację między administratorem a właścicielami. Jedyne na co zwracam uwagę, to żeby wprowadzić zasady komunikacji elektronicznej właścicieli zgodne z prawem. I tak jak napisałam, da się, tylko nie róbcie tego byle jak.

Na szczęście, w większości przypadków, z którymi się spotykam komunikacja elektroniczna jest zrobiona zgodnie z prawem i tak jak należy. Z drugiej strony mam też coraz więcej głosów, że ogranicza się prawa tych właścicieli, którzy mówiąc wprost: nie ogarniają Internetów. Przykład z wczoraj. Prywatna wiadomość do mnie na Instagramie: „Mamy nowego administratora, on wprowadził głosowanie nad uchwałą tylko elektronicznie, czy to jest zgodne z prawem?”

Wszystko trzeba robić z głową 😊

Zapraszam do artykułu i zapoznania się z moją propozycją zgodnego z prawem wprowadzenia komunikacji elektronicznej we wspólnocie.

Czy można głosować elektronicznie?

Zacznę od tego, że największy problem z jakim się spotykam nie jest związany z głosowaniem elektronicznym, ale jest związany z zawiadomieniami elektronicznymi o zebraniu wspólnoty oraz o podjętych uchwałach. Ta druga kwestia budzi najwięcej wątpliwości i sprawia problemy praktyczne.

Spotykam się z głosami, że ustawa w tym względzie jest archaiczna. Akurat nie mogę się z tym zgodzić, ponieważ ustawa nie ogranicza możliwości komunikowania się drogą elektroniczną pomiędzy właścicielami a wspólnotą (zarządcą, zarządem). Ustawa ma na celu respektowanie praw i obowiązków wszystkich właścicieli we wspólnocie, nie tylko ludzi młodych. Dlatego też, wprowadza zasadę dokonywania zawiadomień o zebraniach wspólnoty mieszkaniowej i uchwał podejmowanych w drodze indywidualnego zbierania głosów na piśmie. Taka zasada wprowadzona jest do ww. zawiadomień, ponieważ mają one szczególną doniosłość we wspólnocie, są szczególne istotne dla praw i obowiązków poszczególnych właścicieli. Z tego też powodu, nie można wyłączyć w stosunku do wszystkich właścicieli dokonywania zawiadomień na piśmie. Inaczej mówiąc, nie można podjąć uchwały, w której przewidujemy wyłącznie formę zawiadomień i głosowania w drodze elektronicznej. Natomiast nie ma problemu, jeżeli za taką uchwałą zagłosuje 100% właścicieli. Możemy bowiem uznać, że 100% właścicieli zrzeka się swojego prawa zagwarantowanego ustawą.

A jak jest w praktyce? Widziałam tylko raz taką uchwałę. Co do zasady, podejmowane są uchwały, które dopuszczają komunikację elektroniczną, ale nie wskazują jej jako wyłącznej formy. I to jest dobra praktyka.

A co mnie najbardziej oburza? To praktyka, w której nie ma żadnych uchwał, żadnej dowolności dla właścicieli i właściciele dostają od zarządcy jedynie możliwość głosowania i otrzymywania zawiadomień drogą elektroniczną. Jeżeli nie mają z tym problemu wszyscy właściciele, wszystko gra, ich wola, ale proszę mi wierzyć, że wcale nie musi to być takie oczywiste.

Procedura głosowania i kierowania zawiadomień do właścicieli drogą elektroniczną

Po pierwsze, czy można głosować w drogą elektroniczną we wspólnocie? Tak, ta kwestia już nie budzi żadnych wątpliwości, zresztą to wprost wynika z art. 60 k.c., który dopuszcza każdą możliwą formę składania oświadczeń woli. Jak wiemy, w sprawach nieuregulowanych w ustawie o własności lokali stosujemy kodeksy cywilny. A ustawa o własności lokali nie reguluje tych kwestii w sposób szczególny, czyli stosujemy art. 60 k.c.

Po drugie, pojawia się problem z zawiadomieniami o zebraniu wspólnoty, a także z zawiadomieniami o treści podejmowanych uchwał w drodze indywidualnego zbierania głosów. Tutaj ustawodawca nie pozostawia nam zbyt wiele pola do manewru. W art. 23 ust. 3 i 31 ust. 1 u.w.l. jest mowa wprost o tym, że zawiadomienia mają mieć miejsce na piśmie (i nie ma tutaj mowy o formie pisemnej czynności prawnych, tylko o formie „na piśmie”, która nie jest tożsama z formą pisemną, o której stanowi kodeks cywilny). Co można wobec tego zrobić?

Zacznę od tego, czego nie można. Nie można podjąć uchwały o wyłącznej dopuszczalności głosowania drogą elektroniczną i dokonywania zawiadomień na piśmie.Czyli przymusić do tego wszystkich.

Tak samo nie można podjąć uchwały dotyczącej wyłącznej możliwości głosowania nad uchwałami w sposób tradycyjny.

Oczywiście, wszystko można, dopóki ktoś nie zaskarży uchwały 😉 W ww. wypadkach doszłoby do naruszenia art. 60 k.c., ponieważ nie możemy ograniczyć właściciela w formie w której chce składać oświadczenia woli (głosować) we wspólnocie. A w przypadku narzucenia wyłącznej formy zawiadomień elektronicznych, do naruszenia art. 23 ust. 3 i 31 ust. 1 u.w.l.

Jak należy wobec tego działać? Uchwała i oświadczenia to najlepsze rozwiązanie

Dobrze jest podjąć uchwałę, w której wskazujemy na możliwość oddawania głosów drogą elektroniczną i otrzymywania zawiadomień dla tych właścicieli, którzy z tej formy chcą skorzystać. Czyli dajemy możliwość do komunikacji elektronicznej, nie narzucając równocześnie wyłącznie tej formy komunikacji.

Uchwała taka nie jest niezbędna, jest to jednak dobra praktyka, żeby właściciele orientowali się w tym, jak mogą korzystać ze swoich praw.

Następnie, dobrze byłoby odebrać od właścicieli stosowne oświadczenia. Oświadczenia nie są potrzebne do wyrażenia chęci na zakres głosowania elektronicznego. Jednak, oświadczenia mogą się przydać do: wskazania adresu elektronicznego, z którego będzie pisał do nas właściciel i oddawał głosy (są to nieliczne przypadki, z reguły właściciele korzystają z różnych platform/aplikacji). W jaki inny sposób mamy pewność, że to nie ktoś inny podaje się za właściciela? Nawet jeżeli będę do zarządcy kierowała maila z adresu: [email protected], to skąd zarządca ma pewność, że to faktycznie jest ten Jan Kowalski a nie inna osoba pod nią się podszywająca? Żeby mieć pewność w tym zakresie, właściciel musi wskazać swojego maila w oświadczeniu, wtedy nie ma wątpliwości interpretacyjnych.

Oświadczenie będzie jeszcze potrzebne do wskazania, że właściciel zrzeka się otrzymywania na piśmie tj. w tradycyjnej formie zawiadomień o zebraniach wspólnoty i zawiadomień o uchwałach podejmowanych w drodze indywidualnego zbierania głosów. Jak to ma się do obowiązku ustawowego kierowania zawiadomień na piśmie? W mojej ocenie, takie oświadczenie, w którym indywidualny właściciel zrzeka się otrzymywania zawiadomień na piśmie na rzecz otrzymywania ich drogą elektroniczną będzie skuteczne, jednak należy mieć na względzie, że możemy spotkać się z sądem, który nie uzna takiego oświadczenia.

Teraz kwestia praktyczna. Ja wiem, że zbieranie oświadczeń jest kłopotliwe. Trzeba je nie tylko zbierać, ale również gromadzić itp. Rozwiązaniem na to jest zapewnienie takich funkcjonalności w portalach, czy też aplikacjach do obsługi wspólnot mieszkaniowych.

Mam nadzieję, że powyższy wpis uporządkuje Wam kwestie związane z komunikacją elektroniczną we wspólnocie mieszkaniowej.

Do usłyszenia! Niech dobrze zarządza się nam nieruchomościami w najbliższym miesiącu (i jeszcze dłużej)!