Dokumentacja wspólnoty mieszkaniowej

Dokumentacja wspólnoty mieszkaniowej to, najogólniej mówiąc, wszelkie dokumenty niezbędne do funkcjonowania wspólnoty, czyli zarządzania i administrowania nieruchomością wspólną. Sprawdźmy, co warto wiedzieć o tej dokumentacji.

Dokumenty te można podzielić na dokumentację techniczną, administracyjną i finansową. Co istotne, w żadnym akcie prawnym nie ma wyszczególnionych wszystkich dokumentów wspólnoty. To, co nazywamy dokumentacją wspólnoty, wynika z kilku różnych aktów prawnych oraz z praktyki funkcjonowania wspólnot. Warto więc niego pogłębić ten temat, aby jeszcze lepiej go zrozumieć.

Do kogo należy dokumentacja wspólnoty?

Dokumentacja wspólnoty mieszkaniowej jest jej własnością. Oznacza to, że tylko wspólnota mieszkaniowa może decydować o tym, gdzie dokumentacja jest przechowywana i ogólnie rzecz ujmując, co będzie się z nią działo. Innymi słowy, to właściciele, a więc członkowie wspólnoty mieszkaniowej, decydują o tym, co dzieje się z dokumentacją wspólnoty. Dokumentacja wspólnoty mieszkaniowej nie jest własnością zarządcy, zarządu, ani administratora.

Kto ma obowiązek sporządzić i przechowywać dokumentację wspólnoty?

Obowiązek sporządzenia i przechowywania dokumentacji wspólnoty spoczywa na zarządzie wspólnoty mieszkaniowej, niezależnie od formy zarządu sprawowanej we wspólnocie mieszkaniowej. Inaczej to ujmując, w przypadku zarządu ustawowego sprawowanego zazwyczaj przez samych właścicieli, ten obowiązek obciąża zarząd „właścicielski”. Natomiast, w przypadku powierzenia zarządu na podstawie art. 18 ustawy o własności lokali, obowiązek ten będzie dotyczył zarządcy.

Jednak już w tym miejscu muszę zasygnalizować, że fakt, iż obowiązek sporządzenia i przechowywania dokumentacji ciąży na zarządzie wspólnoty, nie oznacza automatycznie, że zarząd wspólnoty może z tą dokumentacją robić, co tylko chce. Ponadto zarząd wspólnoty nie może samodzielnie przetrzymywać dokumentacji wspólnoty, niezgodnie z jej wolą, czy też w sposób odmienny od decyzji wspólnoty decydować o tym, gdzie będzie ona przechowywana, czy też komu udostępniania.

Obowiązek administratora w zakresie dokumentacji wspólnoty mieszkaniowej

Zacznę od tego, co mam nadzieję, czytelnicy tego bloga pamiętają, że administrator to nie zarządca nieruchomości. Chociaż w praktyce tak się zdarza, że zarządca sprawuje również czynności administrowania nieruchomością wspólną, to jednak obu tych funkcji nie wolno ze sobą utożsamiać. Jeżeli nie pamiętasz tych różnic lub chcesz dowiedzieć się więcej na temat różnic pomiędzy zarządcą a administratorem, to zachęcam Cię do zapoznania się z tym wpisem: Zarządzanie wspólnotami mieszkaniowymi. Dowiedz się kim jest zarządca nieruchomości

Administrator wspólnoty mieszkaniowej ma tylko takie obowiązki, jakie zostały określone w łączącej go ze wspólnotą mieszkaniową umowie. O tym należy pamiętać, gdyż powszechnie spotykam się z mylnym przekonaniem, że administrator z racji pełnionej funkcji sprawuje automatycznie czynności zwykłego zarządu lub też ma nałożone na siebie jakieś obowiązki ustawowe. Tak nie jest! Adresatem przepisów ustawy o własności lokali i kodeksu cywilnego nie jest administrator, lecz są nimi właściciele (członkowie wspólnoty mieszkaniowej), wspólnota mieszkaniowa i zarząd. Inna jest sytuacja zarządcy, który sprawuje zarząd powierzony nieruchomością wspólną i do którego kierowane są przepisy ustaw, a inna jest sytuacja administratora, z którym zawarto umowę o administrowanie.

Należy o tym pamiętać i od tego należy wywodzić interpretację w zakresie praw i obowiązków administratora w zakresie dokumentacji wspólnoty mieszkaniowej. Podsumowując, najważniejsza jest umowa łącząca wspólnotę z administratorem i tam powinniśmy zacząć szukać interesującej nas odpowiedzi w zakresie dokumentacji. Jeżeli chcesz skorzystać z przygotowanego przeze mnie wzoru umowy o administrowanie, to zachęcam Cię do przejścia na tę stronę: wzór umowy o administrowanie wspólnotą mieszkaniową.

Przechowywanie dokumentacji przez administratora nieruchomości a wola zarządu

W większości umów o administrowanie nieruchomością wspólną, które widziałam, wskazane jest wprost, że wspólnota mieszkaniowa zobowiązuje administratora do przechowywania dokumentacji wspólnoty. Oznacza to, że wspólnota mieszkaniowa ceduje (przenosi) swoje uprawnienia w zakresie przechowywania dokumentacji na administratora. W praktyce pojawia się dość często zagadnienie, gdzie zarząd wspólnoty mieszkaniowej próbuje na własną rękę odebrać od administratora dokumentację wspólnoty, powołując się na swoje prawo jako organu wspólnoty umocowanego i ustawowo zobowiązanego do jej przechowywania.

Zobowiązanie administratora do przechowywania dokumentów – tylko wspólnota może to zmienić

W takich sytuacjach należy pamiętać, że skoro wspólnota mieszkaniowa zobowiązała w umowie administratora do przechowywania dokumentacji, to tylko wspólnota może taki zapis odwołać. Innymi słowy, taki administrator nie ma prawa przekazać dokumentacji zarządowi wspólnoty, dopóki trwa umowa o administrowanie nieruchomością wspólną lub dopóki wspólnota mieszkaniowa nie zdecyduje inaczej w podjętej uchwale. Skoro wspólnota zdecydowała o sposobie przechowywania dokumentacji, to tylko wspólnota mieszkaniowa może ten sposób zmienić. A zarząd, mimo iż działa jako organ wspólnoty, nie może bez jej umocowania w tym zakresie podejmować samodzielne czynności sprzeczne z wolą wspólnoty. Administrator w takim przypadku naraża się na odpowiedzialność odszkodowawczą względem wspólnoty.

Brak w umowie zapisu o obowiązku przechowywania dokumentów – większe pole manewru dla zarządu

Inna sytuacja miałaby miejsce, gdyby wspólnota mieszkaniowa w umowie lub w uchwale nie wypowiedziałaby się w ogóle na temat obowiązku przechowywania dokumentacji. Wtedy, to zarząd wspólnoty, jako podmiot odpowiedzialny za przechowywanie dokumentacji decyduje, gdzie chce tę dokumentację przechowywać. W praktyce, zazwyczaj zarząd powierza administratorowi przechowywanie dokumentacji. W takim przypadku, również zarząd może „odebrać” tę dokumentację od administratora, tj. pomimo trwającej umowy może zdecydować, że chce dokumentację np. samodzielnie przechowywać w lokalu jednego członka zarządu, czy też w biurze rachunkowym, które obsługuje wspólnotę.

W każdym przypadku, należy mieć na względzie, że administrator nie jest podmiotem uprawnionym do samodzielnego decydowania o tym, co się dzieje z dokumentacją wspólnoty mieszkaniowej.

Obowiązki zarządcy wspólnoty mieszkaniowej w zakresie dokumentacji wspólnoty

We wspólnotach mieszkaniowych, w których mamy zarząd powierzony, to zarządca przechowuje dokumentację wspólnoty. Nie oznacza to, że wspólnota nie może zdecydować odmiennie. Wolą wspólnoty mieszkaniowej wyrażoną w formie uchwały, wspólnota może zdecydować, że miejscem przechowywania dokumentacji jest przykładowo lokal jednego z właścicieli. W praktyce nie spotkałam się jednak z tego rodzaju uchwałami. Zarządca powinien mieć szybki i łatwy dostęp do dokumentacji wspólnoty.  Dostęp do dokumentów i stały wgląd w dokumentację, ułatwiają mu zarządzanie nieruchomością wspólną. Z tego powodu, nawet jakby wspólnota mieszkaniowa chciała wprowadzić uchwałą taką regulację, to odradzałabym ją ze względu na trudności ze sprawowaniem zarządu nad nieruchomością wspólną.

Dokumenty wskazane w ustawie o własności lokali

Przepisy ustawy o własności lokali nakładają wprost na zarząd wspólnoty mieszkaniowej obowiązek sporządzenia dokumentacji technicznej i jej przechowywania. Co więcej, zarząd jest obowiązany do sporządzenia dokumentacji technicznej, w przypadku jej braku lub do jej aktualizacji. Oprócz dokumentacji technicznej, przepisy ustawy o własności lokali na zarząd nakładają obowiązek prowadzenia ewidencji pozaksięgowej kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej. Dodatkowo zarząd zobowiązany jest sporządzić protokół przejęcia nieruchomości i jej dokumentacji technicznej (budowlanej, powykonawczej, książki obiektu budowlanego) oraz aktualizować i prowadzić spis właścicieli lokali, oraz przypadających im udziałów.

Dokumentacja techniczna Wspólnoty Mieszkaniowej

Przepisy ustawy o własności lokali wskazują na dokumentację techniczną, do której zaliczana jest dokumentacja budowlana, powykonawcza i książka obiektu budowlanego. Dokumentacja ta powinna być przejęta od dewelopera lub wcześniejszego administratora albo zarządcy. Dokumentację tę należy szczegółowo wymienić w protokole przejęcia nieruchomości i jej dokumentów. W przypadku jej braku Zarząd obowiązany jest do jej odtworzenia. W orzecznictwie przyjmuje się, że odtworzenie dokumentacji powinno być poprzedzone uzyskaniem aprobaty wspólnoty mieszkaniowej w tym zakresie, wyrażonej w drodze uchwały. Co istotne, jeżeli wspólnota mieszkaniowa poniesie koszty odtworzenia dokumentacji, to może dochodzić zwrotu tych kosztów od podmiotu, który obowiązany był tę dokumentację sporządzić lub jej nie wydał.

Zarząd wspólnoty obowiązany jest również do dalszego prowadzenia dokumentacji technicznej, tak żeby była aktualna i wprowadzać do niej wpisy wymagane przepisami prawa. Pomimo iż nie jest to wprost wskazane w przepisach, przez jaki okres czasu należy przechowywać dokumentację techniczną, to przyjmuje się, że powinna ona być tak długo przechowywana jak długo istnieje sama wspólnota mieszkaniowa.

Dokumentacja budowlana

Ustawa o własności lokali nie wskazuje, jak należy rozumieć sformułowanie „dokumentacja budowlana”. Wobec czego, w celu interpretacji tego pojęcia należy odwołać się do przepisów Prawa budowlanego. Przepisy Prawa budowlanego nie posługują się pojęciem „dokumentacji budowlanej”, tylko używają pojęcia „dokumentacja budowy”. Jednak, jak wskazują przedstawiciele doktryny i orzecznictwa, pojęcia te należy rozumieć tożsamo (tak samo). Definicja dotycząca dokumentów budowy znajduje się w Prawie budowlanym w art. 3 pkt 13. Zaliczymy do nich:

• pozwolenie na budowę wraz z załączonym do niego projektem budowlanym,;
• dziennik budowy;
• protokoły odbiorów częściowych i końcowych;
• rysunki i opisy służące realizacji obiektu;
• dokumenty geodezyjne;
• książkę obmiaru.

Dokumentacja powykonawcza

Poprzez dokumentację powykonawczą wspólnoty mieszkaniowej należy rozumieć zgodnie z art. 3 pkt 14 Prawa budowlanego: dokumentację budowy z naniesionymi zmianami dokonanymi w toku wykonywania robót oraz geodezyjnymi pomiarami powykonawczymi. W dokumentach wspólnoty powinna znajdować się również dokumentacja powykonawcza i powinna być ona wymieniona wprost w protokole odbioru nieruchomości i dokumentacji wspólnoty, przy jej odbiorze od dewelopera lub poprzedniego zarządcy.

Książka obiektu budowlanego

Obowiązek prowadzenia książki obiektu budowlanego spoczywa na zarządcy lub właścicielu. Oznacza to, że we wspólnotach mieszkaniowych, w których mamy zarząd ustawowy tj. sprawowany zazwyczaj przez samych właścicieli, to na wspólnocie mieszkaniowej reprezentowanej przez zarząd spoczywa obowiązek prowadzenia książki obiektu budowlanego. W przypadku zarządu powierzonego na podstawie art. 18 ustawy o własności lokali obowiązek ten spoczywa na zarządcy.

Do książki obiektu budowlanego należy wpisywać przeprowadzane badania i okresowe kontrole, a także remonty i przebudowy. Dołącza się do niej protokoły z przeprowadzonych kontroli obiektu budowlanego oraz protokoły kontroli systemu ogrzewania i klimatyzacji, oceny i ekspertyzy dotyczące jego stanu technicznego, świadectwo charakterystyki energetycznej budynku oraz dokumenty budowlane i powykonawcze.

Protokół przejęcia nieruchomości i jej dokumentacji

Na zarządcy i zarządzie wspólnoty mieszkaniowej ciąży obowiązek sporządzenia protokołu przejęcia nieruchomości i jej dokumentacji technicznej. Ustawa ani żadne przepisy wykonawcze nie wprowadzają wzoru protokołu, ani nie wskazują, jakie dane powinny być ujęte w protokole. Oprócz dokładnego określenia strony przejmującej oraz przekazującej w protokole należy opisać nieruchomość, jej parametry oraz określić jej stan techniczny. Strona przejmująca powinna wypisać dokumenty, które otrzymuje, żeby w przyszłości nie było wątpliwości, czy określone dokumenty zostały przekazane. Wymienione dokumenty powinny być określone jak najbardziej szczegółowo.

Aktualizacja spisu właścicieli i przypadających im udziałów

Obowiązkiem zarządu i zarządcy jest prowadzenie oraz aktualizowanie spisu właścicieli. Z tym obowiązkiem związane jest prawo zarządu i zarządcy żądania od właściciela okazania dokumentów potwierdzających prawo własności.

Czy można żądać od właściciela lokalu kopii aktu notarialnego nabycia lokalu?

W zakresie realizacji tego uprawnienia, należy mieć na względzie przepisy o ochronie danych osobowych. W pierwszej kolejności dane dotyczące prawa własności można pozyskać z rejestru ksiąg wieczystych, który znajduje się w Internecie. Jeżeli, takich danych w rejestrze nie jesteśmy w stanie odnaleźć, co może się zdarzyć, chociażby ze względu na to, że trzeba poczekać na wpis nowego właściciela w księgach wieczystych, to zarząd (z upoważnienia administrator) lub zarządca mogą zażądać od właściciela okazania aktu notarialnego, na podstawie którego nabył dany lokal. Wystarczające jest samo okazanie przez właściciela aktu notarialnego.

Natomiast, co istotne, nie można żądać przesłania lub przekazania aktu notarialnego. Zgodnie z opinią Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, z którą niewątpliwie się zgadzam, tego rodzaju żądanie jest zbyt daleko idące i może stanowić naruszenie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. Nie widzę uzasadnienia na to, że zarządca lub zarząd muszą posiadać kopię aktu notarialnego nabycia lokalu, dla potrzeb zarządzania nieruchomościami wystarczające jest przeczytanie treści aktu, na potwierdzenie okoliczności, kto obecnie jest właścicielem lokalu.

Kto ma prawo dostępu i wglądu do dokumentacji wspólnoty?

Każdy członek wspólnoty mieszkaniowej, a więc właściciel oraz współwłaściciel lokalu ma prawo kontroli działalności zarządu wspólnoty mieszkaniowej. Z tego wynika również uprawnienie wglądu do całości dokumentacji wspólnoty. Innymi słowy, każdy właściciel i współwłaściciel ma prawo wglądu we wszystkie dokumenty wspólnoty.

Czy można nie udostępnić dokumentów wspólnoty?

Administrator, zarządca lub zarząd wspólnoty nie mogą odmówić dostępu do dokumentów wspólnoty jej członkom. Niestety, ale często w praktyce spotykam się z takimi sytuacjami. Podmioty zarządzające lub administrujące nieruchomością wspólną mogą nie przesłać Ci kopii dokumentów, ale nie mogą odmówić osobistego wglądu w dokumenty.

Czy można nie udostępnić dokumentów wspólnoty z uwagi na RODO?

W swojej praktyce spotykam się z kuriozalną interpretacją przepisów w zakresie ochrony danych osobowych przez niektórych zarządców i administratorów. Zasłaniają się oni „RODO”, kiedy właściciele chcą uzyskać informację dotyczącą wspólnoty lub przeglądnąć jej dokumentację. Nie jest to działanie zgodne z obowiązującymi przepisami. Otóż wspólnota mieszkaniowa z mocy prawa jest uprawniona do przetwarzania danych osobowych swoich członków, a uprawnienia kontrolne w zakresie wglądu do dokumentacji przysługują każdemu właścicielowi z mocy ustawy. Wobec tego, każdy członek wspólnoty mieszkaniowej z mocy prawa ma możliwość przeglądania dokumentów wspólnoty, także tych, w których znajdują się dane osobowe jej członków oraz kontrahentów. Członkowie wspólnoty mają również uprawnienia do uzyskania informacji o innych właścicielach, którzy nie płacą zaliczek wspólnocie mieszkaniowej, w tym wysokości ich zadłużenia.

Zarządca lub administrator nie chce oddać dokumentacji wspólnoty

Zdarza się również, że spotykam się z sytuacją, w której zarządca lub administrator, na skutek rozwiązania z nim umowy nie chce wydać dokumentacji wspólnoty. Wynika to zazwyczaj z faktu, że podmiot ten kwestionuje prawidłowość lub skuteczność wypowiedzenia. Czy zarządca lub administrator może przetrzymywać dokumentację wspólnoty? Odpowiadając na to pytanie, należy rozważyć kilka stanów faktycznych. Po pierwsze, zawsze w sytuacji, w której przedstawiamy zarządcy lub administratorowi uchwałę, w której jest wprost wskazane, że wspólnota mieszkaniowa zobowiązuje ten podmiot do wydania dokumentacji, to zarządca lub administrator jest zobowiązany ją wydać.

Uchwała wspólnoty o wydaniu dokumentacji – zarządza lub administrator muszą się do niej zastosować

Niezależnie od tego, czy zarządca lub administrator kwestionuje ważność samego wypowiedzenia, jeżeli mamy podjętą uchwałę o tej treści, to trzeba wydać dokumentację. Po drugie, może pojawić się sytuacja, w której zarząd domaga się wydania dokumentacji. I tutaj, wiele będzie zależało od zapisów umowy o zarządzanie lub administrowanie. Jeżeli w umowie mamy zapis, w którym to wspólnota mieszkaniowa zobowiązuje zarządcę lub administratora do przechowywania dokumentacji, to tylko ten podmiot może zarządcę lub administratora zwolnić z tego obowiązku.

A więc w sytuacji, w której przykładowo zarząd wspólnoty mieszkaniowej, bez wcześniejszej uchwały wspólnoty, wypowiada umowę administratorowi, to pojawia się pytanie o możliwość wydania dokumentacji. W mojej ocenie, administrator nie jest do tego uprawniony. Również, w sytuacji, w której zarządca lub administrator kwestionują ważność i prawidłowość podjętych przez wspólnotę uchwał, to nie powinni wydać dokumentacji. Skoro nie ma ważnych uchwał, to nadal wiąże administratora lub zarządcę umowa, na mocy której przechowuje on dokumentację.

Brak w umowie zapisu o obowiązku przechowywania dokumentacji – zarząd może żądać dokumentacji bez uchwały wspólnoty

Inna sytuacja ma miejsce, gdzie w umowie o administrowanie lub zarządzanie nie został wskazany wprost obowiązek przechowywania dokumentacji, lub zostało wskazane, że wspólnota mieszkaniowa upoważnia zarząd wspólnoty do decydowania o sposobie przechowywania dokumentacji. W takim przypadku, to zarząd jest uprawniony do podejmowania władnych decyzji o tym, gdzie dokumentacja wspólnoty będzie przechowywana. I nawet w sytuacji, w której podmiot administrujący kwestionuje ważność podjętych uchwał lub działań w zakresie rozwiązania z nim umowy, to na skutek wyraźnego polecenia zarządu wspólnoty, jest on obowiązany wydać dokumentację.

Postępowanie sądowe w sprawie wydania dokumentacji wspólnoty

Postępowanie sądowe w sprawie wydania dokumentacji wspólnoty nie jest sytuacją rzadką w praktyce. W zależności od przypadku, jeżeli zarządca lub administrator nie chce wydać dokumentacji wspólnoty, to może okazać się konieczne zgłoszenie zawiadomienia o popełnieniu przestępstwa lub wszczęcie postępowania cywilnego. Wiele osób, które kontaktuje się z nami w takich przypadkach, jest przekonanych, że zgłoszenie na policję popełnienia przestępstwa rozwiąże ten problem. Jednak mam złe wiadomości. W większości przypadków, zgłoszenie i ewentualna sprawa karna nie rozwiązuje sprawy, gdyż policja umarza często tego typu postępowania. W zdecydowanej większości spraw niezbędne jest prowadzenie sprawy na drodze cywilnej, która jest skutecznym sposobem na to, żeby odzyskać dokumenty wspólnoty. W takich przypadkach, najlepiej będzie skorzystać z pomocy profesjonalisty, który oceni drogę postępowania. W razie potrzeby, zapraszam do kontaktu z kancelarią.