Zarządzanie wspólnotami mieszkaniowymi - kim jest zarządca nieruchomości?

Ustawa o własności lokali wyróżnia dwie formy zarządzania nieruchomościami „dużych” wspólnot mieszkaniowych. Pierwsza forma to wskazany w art. 18 ustawy o własności lokali (u.w.l.) tzw. zarząd powierniczy, czyli powierzony podmiotowi zewnętrznemu, wskazanemu w akcie notarialnym. Z reguły podmiotem tym jest profesjonalny zarządca nieruchomości. Druga forma to tzw. zarząd właścicielski lub ustawowy, o którym mowa w art. 20 u.w.l., sprawowany przez osoby nie będące profesjonalistami, z reguły spośród samych właścicieli.

Zarządzanie wspólnotami mieszkaniowymi a mała wspólnota mieszkaniowa

W nieruchomościach, w których liczba wyodrębnionych lub niewyodrębnionych lokali nie przekracza 3, sposób zarządzania nieruchomością odbywa się na zasadach określonych dla prawa współwłasności w Kodeksie cywilnym. W tym przypadku nie ma zastosowania sposób sprawowania zarządu nieruchomością wspólną opisany w art. 20 ustawy o własności lokali. Nie zmienia to jednak faktu, że tego rodzaju mała wspólnota mieszkaniowa może określić sposób zarządu nieruchomością wspólną na podstawie art. 18 u.w.l. a więc powierzyć go jednemu podmiotowi. Oznacza to, że mała wspólnota mieszkaniowa może:

zawrzeć umowę o zarządzanie nieruchomością wspólną z zarządcą, któremu powierzono zarząd na podstawie art. 18 u.w.l.
zawrzeć umowę o administrowanie nieruchomością wspólną z profesjonalną firmą, która zajmuje się tymi czynnościami, pozostawiając jednocześnie formalny zarząd w rękach właścicieli. W tym przypadku współwłaściciele sprawują dalej czynności zwykłego zarządu zgodnie z zasadami przewidzianymi dla współwłasności w Kodeksie cywilnym.

Ten wpis ma na celu opisanie sposobów zarządzania nieruchomościami „dużych” wspólnot mieszkaniowych, niemniej jednak jeżeli jesteś członkiem „małej” wspólnoty mieszkaniowej i masz zawartą umowę z podmiotem zewnętrznym na zarządzanie nieruchomością wspólną, znajdziesz w nim przydatne informacje w zakresie praw i obowiązków tego podmiotu.

Zarządca nieruchomości - kto to jest?

Rozróżnienie formy sprawowania zarządu w nieruchomości wspólnej jest bardzo istotne, gdyż wpływa nie tylko na sposób zarządzania nieruchomością, ale także na zasady odpowiedzialności i sposób zmiany zarządu nieruchomości. Rozróżnienie to nie zawsze jest oczywiste dla samych właścicieli i sprawia im wiele kłopotów praktycznych, gdyż niejednokrotnie sami nie są w stanie stwierdzić, w jaki sposób zarządzana jest ich nieruchomość.

W obu formach zarządu, to jest w zarządzie powierzonym sprawowanym na podstawie art. 18 albo w zarządzie „właścicielskim” z art. 20 u.w.l., występuje zazwyczaj podmiot zewnętrzny, tj. profesjonalista, który zarządza naszą nieruchomością. Ten podmiot zarządzający nieruchomością nazywany jest potocznie zarządcą nieruchomości. Jednak, żeby być ścisłym, zgodnie z ustawą o własności lokali zarządcą nieruchomości jest tylko podmiotem sprawującym zarząd powierzony z art. 18 ustawy. Natomiast, w przypadku zarządu „właścicielskiego”, sprawowanego na podstawie art. 20 ustawy, mamy do czynienia z administratorem nieruchomości.

W praktyce przyjęło się, że obydwie nazwy, tj. zarówno zarządca jak i administrator, stosowane są zamiennie, pomimo że formalnie podmioty te występują w innej roli. Również w przypadku zarządu sprawowanego przez samych właścicieli, umowy z podmiotem zewnętrznym na obsługę ich nieruchomości, często nazywane są umowami zarządzania nieruchomością wspólną, a nie umowami administrowania. To zamienne i potoczne nazewnictwo jest skutkiem pewnych zwyczajów, które ugruntowały się w obrocie gospodarczym i codziennym funkcjonowaniu wspólnot mieszkaniowych. Natomiast na to, czy będziemy mieć rzeczywiście do czynienia z administratorem nieruchomości, czy też z zarządcą nieruchomości, nie ma wpływu nazwa zawartej z nim umowy, lecz wspomniana wcześniej i wynikająca z przepisów prawa forma sprawowania zarządu w danej nieruchomości. O szczegółach dowiesz się poniżej.

Zarządca nieruchomości - kto może nim zostać?

Od 1 stycznia 2014 r. nie ma wymogu by prawny by zarządca nieruchomości posiadał licencję w zakresie zarządzania nieruchomościami. Od tamtego czasu nie jest wymagane aby podmioty wykonujące czynności zarządzania nieruchomościami posiadały jakiekolwiek specjalne wymogi czy uprawnienia.

Zakres praw i obowiązków zarządcy nieruchomości reguluje umowa zawarta ze wspólnotą mieszkaniową.

Obowiązki zarządcy nieruchomości

Zgodnie z ustawą o własności lokali, zarządca nieruchomości, któremu powierzono sprawowanie zarządu z art. 18 ustawy jest obowiązany i uprawniony do sprawowania czynności zwykłego zarządu nieruchomością wspólną. Do przykładowych prac zwykłego zarządu zaliczamy wszelkiego rodzaju czynności związane z bieżącym administrowaniem nieruchomością wspólną, w szczególności ustalenie warunków umownych usług bieżącej konserwacji nieruchomości, wybór firmy sprzątającej, wyrażenie zgody na drobne remonty, czynności windykacyjne wobec dłużników wspólnoty i ustanowienie w tym celu profesjonalnego pełnomocnika, itp.

W ramach prac zwykłego zarządu, zarządca może jedynie kierować sprawami wspólnoty mieszkaniowej i reprezentować ją na zewnątrz oraz w stosunkach między wspólnotą a poszczególnymi właścicielami. Szerszy lub węższy zakres poszczególnych obowiązków zarządcy może określać umowa lub uchwała wspólnoty mieszkaniowej, w której zarządca jest zobowiązany do wykonywania określonych czynności wykraczających poza zwykły zarząd nieruchomością wspólną. Z uchwały lub umowy może również wynikać, że niektóre typowe czynności zwykłego zarządu wymagają zgody wspólnoty mieszkaniowej. Jednak w sytuacji, w której nie ma takich dokumentów, zarządca sprawować może wyłącznie czynności zwykłego zarządu.

Administrator nieruchomości i jego obowiązki

Obowiązki i zakres prac administratora nieruchomości wspólnej określa tylko i wyłącznie umowa pomiędzy nim a wspólnotą mieszkaniową.

Na mocy samej ustawy o własności lokali, a więc jeżeli nie zostało to wprost wpisane w umowie, administrator nie sprawuje czynności zwykłego zarządu nieruchomością wspólną. Wobec tego, jeżeli masz wątpliwości czy Twój administrator wywiązuje się z umowy, po prostu sięgnij do jej zapisów!

Zasadą jest, że administrator nieruchomości w większości kwestii związanych z administrowaniem nieruchomością wspólną, w tym w zakresie czynności zwykłego zarządu, powinien uzyskać wiążące wytyczne zarządu wspólnoty mieszkaniowej. W naszej praktyce na tym tle powstaje wiele doniosłych problemów, gdyż często zdarza się, że administrator podejmuje decyzje wykraczające poza kompetencje wynikające z umowy o administrowanie. Bywa też tak, że podejmuje decyzje bez wymaganej zgody lub opinii zarządu wspólnoty, co ma cechy samowoli.

Zarządca wspólnoty mieszkaniowej a administrator nieruchomości

Tak jak zostało to wskazane na początku wpisu, kluczową dla rozróżnienia zarządcy od administratora nieruchomości jest forma zarządu w nieruchomości wspólnej. W zarządzie powierniczym (art. 18 ustawy) to firma zewnętrzna wykonuje czynności zwykłego zarządu. Wyręcza ona niejako właścicieli przy podejmowaniu bieżących decyzji związanych z zarządzaniem nieruchomością, a więc firma ta nie musi konsultować swych decyzji z zakresu czynności zwykłego zarządu z mieszkańcami. Natomiast w przypadku zarządzania na podstawie art. 20 u.w.l., to zarząd wybrany spośród mieszkańców (zazwyczaj) dokonuje czynności zwykłego zarządu i to ten zarząd będzie decydował jakie czynności powierza zewnętrznej firmie (administratorowi), a jakie będzie realizować samodzielnie (np. samodzielne prowadzenie księgowości, bez pośrednictwa administratora).

Innymi słowami, zarząd sprawowany na podstawie art. 20 u.w.l. może być w zakresie czynności zwykłego zarządu sprawowany przez samych członków zarządu lub niektóre spośród tych czynności mogą być zlecone firmie zewnętrznej (administratorowi). W praktyce zarząd wspólnoty, w imieniu wspólnoty, zawiera umowę o nazwie o administrowanie/zarządzanie nieruchomością wspólną z firmą zewnętrzną. Firma ta wykonuje za zarząd właścicielski czynności księgowania, sprzątania, konserwacji części wspólnych, itp. Dzięki temu właściciele lokali, którzy zostali powołani do zarządu, nie muszą wykonywać osobiście tych czynności, tylko „cedują” swoje uprawnienia i obowiązki na podmiot zewnętrzny. Wciąż jednak zachowują kontrolę nad poczynaniami firmy zewnętrznej.

Z kolei w wariancie pierwszym, sprawowania zarządu w trybie art. 18 u.w.l., właściciele poszczególnych lokali mają mniejszy wpływ na zarządzanie nieruchomością. Nie decydują już o takich czynnościach podejmowanych w nieruchomości, o których decydować mogliby w przypadku zarządu opartego o art. 20 u.w.l. Innymi słowy, oddanie zarządu zewnętrznej firmie na podstawie art. 18 u.w.l. oznacza w praktyce znacznie mniejszy wpływ na to w jaki sposób jest zarządzana nieruchomość. W praktyce może to oznaczać na przykład, że nie będzie można skutecznie i zasadnie zarzucić zarządcy wyboru konkretnej firmy sprzątającej z pominięciem woli mieszkańców, gdyż zarządca ma w tym zakresie swobodę decyzyjną. Oczywiście pod warunkiem, że jako profesjonalista dokłada należytej staranności przy wyborze.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o zarządzie wspólnoty mieszkaniowej, potrzebne informacje znajdziesz w tym wpisie.

Zarządca czy administrator nieruchomości wspólnej? Rozróżnienie praktyczne

Jeżeli dalej masz wątpliwości w jaki sposób sprawowany jest zarząd w Twojej nieruchomości, a co za tym idzie, czy masz do czynienia z zarządcą czy też z administratorem, sięgnij po wskazówki praktyczne, które pomogą Ci to ustalić.

W wielu nieruchomościach, zwłaszcza gdy istniały w nich mieszkania komunalne, został wprowadzony zarządca powierniczy, w trybie art. 18 u.w.l. i do dnia dzisiejszego jest on sprawowany w tej właśnie formie. Również w stosunkowo nowych nieruchomościach deweloperzy wprowadzają zarząd powierniczy, czyniąc to wprost w aktach notarialnych zakupu lokalu. W ten sposób, niejako z góry, narzuca się przyszłym właścicielom poszczególnych lokali formę zarządu budynkiem (nieruchomością wspólną), w którym lokal zamierzają zakupić.

Co może świadczyć o zarządzie powierniczym:

nieruchomość, w której były lub są mieszkania komunalne,
„nowa” nieruchomość deweloperska, w której mieszkasz nie dłużej niż 5 lat,
nie ma wśród właścicieli osób, które nazywane są zarządem wspólnoty,
w razie potrzeby kontaktu z administracją kontaktujesz się bezpośrednio z firmą zewnętrzną, nie ma mieszkańca „odpowiedzialnego” za zajmowanie się sprawami wspólnoty.

Powyższe rozróżnienie jest bardzo istotne, gdyż będzie wpływało na sposób podejmowania czynności związanych z nieruchomością wspólną przez poszczególnych właścicieli lokali.

Jeżeli Ty i inni mieszkańcy chcecie mieć większy wpływ na zarządzanie nieruchomością to na pewno sprawowanie zarządu właścicielskiego na podstawie art. 20 u.w.l. jest korzystniejsze. Dzięki temu wraz z pozostałymi mieszkańcami będziecie mieć realny wpływ na to, co się dzieje z Waszą nieruchomością.

Natomiast jeżeli w Twojej nieruchomości nie ma chętnych do objęcia funkcji członka zarządu lub członkowie zarządu nie chcą już dłużej sprawować swojej funkcji, to warto rozważyć zlecenie tych czynności profesjonalnemu zarządcy, który będzie również sprawował zarząd na podstawie art. 18 u.w.l.

Brak uregulowań w zakresie sposobu zarządu nieruchomością wspólną

Może się również zdarzyć sytuacja, gdy ani w umowie ani w późniejszej uchwale wspólnoty nie została wskazana forma zarządu powierzonego wynikająca z art. 18 u.w.l. W takim wypadku wspólnota mieszkaniowa, w której lokali wyodrębnionych i niewyodrębnionych jest więcej niż 3, automatycznie przechodzi na formę zarządu ustawowego tj. zarząd sprawowany na podstawie art. 20 u.w.l. W przypadku „małych” wspólnot mieszkaniowych, poniżej 3 lokali wyodrębnionych lub niewyodrębnionych, zarząd sprawowany jest na zasadach współwłasności określonych w Kodeksie cywilnym.

Odwołanie zarządcy wspólnoty mieszkaniowej lub administratora nieruchomości wspólnej

Rozróżnienie formy sprawowania zarządu nieruchomością wspólną jest istotne w celu rozpoczęcia procedury zmiany zarządcy lub administratora. Zmiany formy zarządu sprawowanego na podstawie art. 18 u.w.l., a co za tym idzie zmiana zarządcy, wymaga podjęcia uchwały zaprotokołowanej przez notariusza. Istotne jest to, że ustawa wymaga jedynie formy notarialnej dla zmiany formy zarządu nieruchomością wspólną. Oznacza to, że jeżeli chcemy jedynie zmienić podmiot zarządzający naszą nieruchomością, bez zmiany formy zarządu, to wystarczające jest podjęcie uchwały przez wspólnotę, bez koniecznej obecności notariusza.

W przypadku administratora nieruchomości, dokonanie zmiany firmy administrującej nieruchomością wspólną jest łatwiejsze. Jeżeli umowa z administratorem nie zawiera szczególnych obostrzeń, to wystarczające jest wypowiedzenie umowy przez zarząd wspólnoty lub podjęcie przez nią uchwały w tym zakresie, bez obecności notariusza. Jednoznaczne określenie, czy w przypadku Twojej nieruchomości wypowiedzenie umowy z administratorem będzie wystarczające przez zarząd wspólnoty mieszkaniowej, czy też potrzebna będzie uchwała, nie jest możliwe bez dokładnej analizy stanu faktycznego i prawnego Twojej nieruchomości. Z tego powodu, żeby nie mieć wątpliwości, że coś zostało przeprowadzone nieprawidłowo, najlepiej podjąć uchwałę przez wspólnotę mieszkaniową w zakresie wypowiedzenia umowy.

Zarządzanie nieruchomościami a wola wspólnoty mieszkaniowej

Niezależnie od formy w jakiej zarządzana jest Twoja nieruchomość, należy pamiętać, że zasadą jest prymat samostanowienia wspólnot mieszkaniowych. Oznacza to, że jeżeli Ty i inni mieszkańcy nieruchomości, jako członkowie wspólnoty, jesteście niezadowoleni z jakości świadczonych dla Was usług z zakresu zarządzania nieruchomością wspólną, przysługuje wam prawo do zmiany firmy zarządzającej. Co więcej, jeżeli zarządca sprawuje swoje usługi w sposób nierzetelny, to jako współwłaściciele macie wręcz obowiązek działać w celu jego zmiany, gdyż zgodnie z ustawą macie obowiązek współdziałać w zakresie zarządzania nieruchomością wspólną.

W swojej praktyce wielokrotnie spotykamy się z sytuacjami, w których zarządcy lub administratorzy nie chcą polubownie rozwiązać umowy. Zdarza się wręcz, że właściciele są zastraszani, wprowadzani w błąd, utrudnia się im zwołanie zebrania, na którym ma dojść do zmiany zarządcy.