Jak działa zarząd wspólnoty mieszkaniowej? Informacje w pigułce

Zarząd jest organem wspólnoty mieszkaniowej, który kieruje sprawami wspólnoty i reprezentuje ją na zewnątrz. Zarząd występuje również w stosunkach między wspólnotą a poszczególnymi właścicielami. Zarząd może podejmować samodzielnie wszelkie czynności w ramach tzw. czynności „zwykłego zarządu”. Ten zakres uprawnień i obowiązków zarządu wspólnoty mieszkaniowej wynika wprost z przepisów ustawy, nie jest potrzebne udzielenie w tym zakresie specjalnego pełnomocnictwa.

Zarząd „właścicielski” a zarząd powierzony

Ustawa o własności lokali przewiduje dwie formy sprawowania zarządu w „dużej”, wspólnej nieruchomości mieszkaniowej. Pierwsza to zarząd ustawowy („właścicielski”) opisany w art. 20 ustawy o własności lokali (u.w.l.)., który jest sprawowany przez osoby nie będące zazwyczaj profesjonalistami, z reguły przez samych właścicieli. Druga forma przewidziana w ustawie to tzw. zarząd powierniczy lub powierzony z art. 18 u.w.l., który sprawuje podmiot zewnętrzny, będący profesjonalnym zarządcą. Jaka jest podstawowa różnica ?

Zarząd „właścicielski” - art. 20 ustawy o własności lokali

Zarząd z art. 20 u.w.l. to najczęściej zarząd sprawowany przez osoby wyłonione spośród właścicieli, nieprofesjonalistów, ewentualnie zlecających firmie zewnętrznej, tj. administratorowi, wykonywanie różnych czynności związanych z zarządzaniem ich nieruchomością. To te osoby kierują działaniem wspólnoty i reprezentują ją na zewnątrz. W tym przypadku administrator ani zarządca nie sprawuje zarządu nieruchomością wspólną, podmioty te wykonują jedynie czynności pomocnicze z zakresu gospodarowania nieruchomością wspólną dla zarządu wspólnoty mieszkaniowej.

Zarząd „powierniczy” lub „powierzony” - art. 18 ustawy o własności lokali

Zarząd powierzony z art. 18 u.w.l. to forma zarządu we wspólnocie mieszkaniowej, w której zarząd sprawowany jest przez podmiot zewnętrzny, ustanowiony w akcie notarialnym lub w uchwale zaprotokołowanej przez notariusza. Jest to podmiot trzeci, zewnętrzna firma, która wolą wspólnoty mieszkaniowej i na jej rzecz sprawuje zarząd, a więc kieruje sprawami wspólnoty i reprezentuje ją na zewnątrz. Przy tej formie zarządu właściciele mają mniejszą kontrolę nad wykonywaniem czynności zarządczych nad swoją nieruchomością. Z drugiej strony, nie muszą być aż tak zaangażowani w zarządzanie swoją nieruchomością, licząc że czyni to należycie podmiot profesjonalny, który w tej formie zarządu ma dużą swobodę i decyzyjność w zakresie czynności zwykłego zarządu.

Jeżeli chcesz się dowiedzieć więcej o szczegółowej różnicy pomiędzy zarządem sprawowanym na podstawie art. 20 i art. 18 ustawy o własności lokali oraz o sposobie odwołania zarządu z art. 18 u.w.l. zachęcam do zapoznania się z tym wpisem.

Zarząd wspólnoty mieszkaniowej w „małej” wspólnocie mieszkaniowej

Tzw. „mała” wspólnota mieszkaniowa to nieruchomość, w której liczba lokali, wyodrębnionych i niewyodrębnionych, nie przekracza trzech. Mała wspólnota mieszkaniowa może powierzyć sprawowanie zarządu na podstawie art. 18 u.w.l. profesjonalnemu zarządcy. Taka sytuacja rzadko jednak zdarza się w praktyce. W większości przypadków „mała” wspólnota mieszkaniowa zarządza swoją nieruchomością zgodnie z przepisami dotyczącymi współwłasności z Kodeksu cywilnego. Stąd może pojawić się pytanie, czy „mała” wspólnota mieszkaniowa może powołać zarząd w rozumieniu art. 20 i nast. ustawy o własności lokali? W tym zakresie istnieje spór w doktrynie przedmiotu i dlatego nawet jeśli mamy powołany zarząd w małej wspólnocie mieszkaniowej, to doradzałabym, aby pełnił tylko rolę doradczą, to jest nie podejmował wiążących decyzji dla całej wspólnoty. Działania takiego zarządu mogą zostać podważone i uznane za nieważne.

Zarząd wspólnoty mieszkaniowej - ustawa, kto może być członkiem zarządu?

W każdej „dużej” wspólnocie mieszkaniowej, w której mamy więcej niż 3 lokale i nie mamy zarządu powierniczego, musimy wybrać zarząd wspólnoty mieszkaniowej. Taki obowiązek wynika z art. 20 ustawy o własności lokali, stąd zarząd powołany w ten sposób często jest nazywany zarządem ustawowym. Członkiem zarządu może być wyłącznie osoba fizyczna wybrana spośród właścicieli lokali lub spoza nich. Oznacza to, że członkiem zarządu nie może być osoba prawna ani jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, tj. nie mogą nim być spółki osobowe ani przykładowo spółka z o.o., która jest właścicielem lokalu w danej nieruchomości.

Jak działa zarząd wspólnoty mieszkaniowej?

Zarząd wspólnoty mieszkaniowej może być jednoosobowy albo wieloosobowy, ustawa nie narzuca konkretnej liczby członków zarządu.

Jeżeli zarząd wspólnoty jest wieloosobowy, do skutecznego działania, czyli podejmowania skutecznych czynności przez zarząd, niezbędne jest składanie oświadczeń woli przez minimum dwóch członków zarządu. Jeżeli członek wspólnoty mieszkaniowej, niebędący członkiem zarządu, chce złożyć wniosek do zarządu wspólnoty mieszkaniowej lub złożyć zarządowi wspólnoty jakiekolwiek oświadczenie woli, zalecamy złożyć go przynajmniej do dwóch członków zarządu. Można zrobić to np. poprzez przesłanie maila lub poprzez złożenie pisma administratorowi, w nagłówku którego wskażemy, że adresatem jest zarząd wspólnoty mieszkaniowej. Rekomendujemy takie działanie ze względu na rozbieżności orzecznictwa sądowego w tym zakresie, to jest aby uniknąć wątpliwości na wypadek sporów.

Oczywiście jeżeli zarząd wspólnoty mieszkaniowej jest jednoosobowy, to do skutecznego składania oświadczeń woli w imieniu wspólnoty mieszkaniowej uprawniony jest ten jeden członek zarządu. W relacji pomiędzy członkami wspólnoty mieszkaniowej a jednoosobowym zarządem wspólnoty mieszkaniowej składanie wniosków i oświadczeń adresowane powinno być tylko do jednej osoby sprawującej zarząd.

Co może zarząd wspólnoty mieszkaniowej?

Zarząd wspólnoty mieszkaniowej kieruje sprawami wspólnoty mieszkaniowej i reprezentuje ją na zewnątrz. W ten sam sposób zarząd działa również pomiędzy wspólnotą mieszkaniową a poszczególnymi jej członkami. W przypadku zarządu sprawowanego na podstawie art. 20 u.w.l. – „zarząd właścicielski” oraz powierzenia administrowania firmie zewnętrznej (administratorowi), zarząd reprezentuje również wspólnotę w stosunkach z administratorem.

Zarząd wspólnoty mieszkaniowej samodzielnie może podejmować jedynie czynności zwykłego zarządu, które omówię poniżej. Warto również pamiętać, że zarząd wspólnoty mieszkaniowej może pobierać za sprawowanie swojej funkcji wynagrodzenie, które musi być określone w uchwale wspólnoty mieszkaniowej. Jeżeli uchwała wspólnoty mieszkaniowej nie przyznaje zarządowi wynagrodzenia, członkowie pełnią swoją funkcję nieodpłatnie.

Czynności zwykłego zarządu a czynności przekraczające zwykły zarząd we wspólnocie mieszkaniowej

Zarząd wspólnoty mieszkaniowej może podejmować samodzielnie czynności zwykłego zarządu nieruchomością wspólną. Natomiast do skutecznego podejmowania czynności przekraczających zwykły zarząd, niezbędne jest podjęcie uchwały wspólnoty mieszkaniowej, w której to wspólnota wyrazi zgodę na dokonanie tej konkretnej czynności.

Jako przykład czynności zwykłego zarządu można wymienić wszelkiego rodzaju czynności związane z bieżącym administrowaniem nieruchomością wspólną, takie jak wybór firmy sprzątającej, ustalenie warunków umownych usług bieżącej konserwacji nieruchomości, wyrażenie zgody na drobne remonty, powołanie pełnomocnika w sprawach windykacyjnych itp. Moim zdaniem do takich czynności należy również wybór administratora lub zawarcie umowy z nowym administratorem, pod warunkiem, że wynagrodzenie nowego podmiotu nie ulegnie zwiększeniu.

Katalog przykładowych czynności wykraczających poza zakres zwykłego zarządu, ustawodawca wymienił w art. 22 ust. 3 ustawy o własności lokali i należą do nich:

1. ustalenie wynagrodzenia zarządu lub zarządcy nieruchomości wspólnej;
2. przyjęcie rocznego planu gospodarczego;
3. ustalenie wysokości opłat na pokrycie kosztów zarządu;
4. zmiana przeznaczenia części nieruchomości wspólnej;
5. udzielenie zgody na nadbudowę lub przebudowę nieruchomości wspólnej, na ustanowienie odrębnej własności lokalu powstałego w następstwie nadbudowy lub przebudowy i rozporządzenie tym lokalem oraz na zmianę wysokości udziałów w następstwie powstania odrębnej własności lokalu nadbudowanego lub przebudowanego;
6. udzielenie zgody na zmianę wysokości udziałów we współwłasności nieruchomości wspólnej;
7. dokonanie podziału nieruchomości wspólnej;
8. nabycie nieruchomości;
9. wytoczenie powództwa, o którym mowa w art. 16 ustawy;
10. ustalenie, w wypadkach nieuregulowanych przepisami, części kosztów związanych z eksploatacją urządzeń lub części budynku służących zarówno do użytku poszczególnych właścicieli lokali, jak i do wspólnego użytku właścicieli co najmniej dwóch lokali, które zaliczane będą do kosztów zarządu nieruchomością wspólną;
11. udzielenie zgody na podział nieruchomości gruntowej zabudowanej więcej niż jednym budynkiem mieszkalnym i związane z tym zmiany udziałów w nieruchomości wspólnej oraz ustalenie wysokości udziałów w nowo powstałych, odrębnych nieruchomościach wspólnych;
12. określenie zakresu i sposobu prowadzenia przez zarząd lub zarządcę, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1, ewidencji pozaksięgowej kosztów zarządu nieruchomością wspólną, zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej.

Powyższa lista wymieniona w ustawie nie jest wyczerpująca, to jest ma charakter przykładowy. Również inne czynności, wyżej niewymienione, mogą mieć charakter czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu.

Czynności zwykłego zarządu, od czynności przekraczających zwykły zarząd, odróżnia zazwyczaj skala ich przedsięwzięcia. I tak drobne remonty z reguły będą należały do czynności zwykłego zarządu, natomiast duży remont taki jak wymiana dachu, malowanie klatki schodowej, wymiana okien itp. będą już stanowiły czynności przekraczające zwykły zarząd. Czynności zmierzające do ochrony nieruchomości, jej substancji i struktury stanowią również czynności zwykłego zarządu.

Odpowiedzialność za zarządzanie nieruchomością wspólną

Zarząd we wspólnocie mieszkaniowej może przybrać różną formę, wobec czego różnie kształtować może się odpowiedzialność poszczególnych osób za jego należyte sprawowanie.

Możemy tu wyróżnić odpowiedzialność osób wchodzących w skład „zarządu właścicielskiego” wspólnoty mieszkaniowej, wyłonionego na podstawie art. 20 u.w.l.. Najczęściej będą to członkowie wspólnoty, którzy tą wspólnotą nieodpłatnie zarządzają. Ich odpowiedzialność nie będzie posunięta tak daleko, jak odpowiedzialność profesjonalnych przedsiębiorców zawodowo zarządzających i administrujących nieruchomościami.

Zarząd powołany na podstawie art. 20 u.w.l. ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą. Jeżeli działanie zarządu wywołało szkodę, to poszczególni członkowie zarządu mogą ponosić odpowiedzialność odszkodowawczą na podstawie art. 415 k.c. W tym przypadku należy udowodnić winę poszczególnym członkom zarządu

Z kolei zarządca sprawujący zarząd na podstawie art. 18 u.w.l. ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą przede wszystkim na podstawie art. 471 k.c. (odpowiedzialność kontraktowa, za należyte wykonanie umowy). Zarządca, jako profesjonalista, odpowiada za niezachowanie należytej staranności ocenianej pod kątem zawodowego charakteru jego działalności.

Podobnie jak w przypadku zarządcy profesjonalnego, kształtuje się również odpowiedzialność profesjonalnego administratora, któremu zlecono administrowanie nieruchomością. Różnica polega na tym, że zakres czynności, za które odpowiedzialność ponosi zarządca oraz administrator, jest inna.

Co do zasady, administrator odpowiada za czynności administrowania wymienione w umowie zawartej z zarządem. Natomiast zarządca odpowiada za sprawowanie zarządu w zakresie w jakim wynika to z ustawy o własności lokali, ewentualnie dodatkowo w zakresie uregulowanym w umowie o zarządzenie.

Wybór zarządu

Wybór zarządu wspólnoty mieszkaniowej ma miejsce na zebraniu wspólnoty mieszkaniowej albo w drodze indywidualnego zbierania głosów. Uchwała taka nie wymaga szczególnej formy, tj. nie musi być zaprotokołowana przez notariusza.

Więcej kandydatów na członka zarządu niż miejsc do obsadzenia?

Może zdarzyć się taka sytuacja, że podczas głosowania nad wyborem członka zarządu, zgłosi się więcej kandydatów niż jest miejsc do obsadzenia. Jak poradzić sobie z taką sytuacją ?

Pierwsza możliwość to podjęcie uchwały o zwiększeniu liczby członków zarządu we wspólnocie, co pozwoli na udział w zarządzaniu większej liczbie mieszkańców. W praktyce odradzamy taką drogę, gdyż zbyt liczny zarząd może komplikować zarządzanie.

Druga możliwość, to przeprowadzenie głosowania nad wyborem kandydatów na wolne wakaty. Procedurę opiszę za pomocą poniższego przykładu.

Przykład:

Zgodnie z uchwałą wspólnoty, zarząd we wspólnocie powinien być 3-osobowy. Jeden członek zarządu zrezygnował i rozpoczęto procedurę uzupełnienia wakatu. Pani Mieszkaniówka oraz inna osoba zgłosiły chęć wstąpienia na to wolne miejsce. W takim przypadku, skoro mamy jeden wakat a dwie lub więcej chętnych osób do objęcia funkcji członka zarządu, warto każdemu uczestnikowi zebrania rozdać ankietę z danymi kandydujących oraz zobowiązaniem do zagłosowania tylko na jedną osobę . Dzięki temu będzie możliwy wybór. Następnie, należy przeprowadzić głosowanie nad uchwałą w sprawie powołania wybranej osoby na członka zarządu.

W przypadku gdy mamy tylko jednego kandydata, należy rozpocząć normalną procedurę, jak w przypadku podejmowania uchwał. Dopiero po uzyskaniu zwykłej większości głosów „za” uchwała zostanie podjęta i dany kandydat stanie się członkiem zarządu wspólnoty.

Czy wspólnota mieszkaniowa może nie mieć zarządu?

W praktyce zdarzają się sytuacje, w której zrezygnował z pełnienia funkcji jedyny członek zarządu i nikt we wspólnocie mieszkaniowej nie chce objąć tej funkcji. Brak zarządu skutkuje brakiem organu, który może szybko i sprawnie podejmować decyzje we wspólnocie mieszkaniowej. Nie oznacza to, że wspólnota mieszkaniowa nie może funkcjonować bez zarządu. Jej działania są jednak utrudnione. W interesie członków wspólnoty mieszkaniowej jest jej prawidłowa reprezentacja, bowiem każdy z członków wspólnoty mieszkaniowej odpowiada solidarnie za jej zobowiązania. Zarząd wspólnoty mieszkaniowej zapewnia prawidłowe funkcjonowanie wspólnoty i działanie w imieniu jej członków. Taki stan utrudnia również prawidłowe wykonywanie czynności przez administratora, który nie ma organu, do którego może się zwrócić o podjęcie decyzji w zakresie niezbędnych działań we wspólnocie. Co w takiej sytuacji powinien zrobić administrator ?

W pierwszej kolejności administrator musi powiadomić wspólnotę, że jeżeli nikt się nie zgłosi wspólnota nie będzie mogła prawidłowo funkcjonować. Należy przedstawić również dalsze argumenty i wyjaśnić dlaczego potrzebny jest zarząd. Jeżeli w dalszym ciągu nikt się nie zgłosi, radziłabym administratorowi zaproponowanie wspólnocie mieszkaniowej jednego z dwóch następujących rozwiązań:

1. zaproponowanie wspólnocie przejścia na zarząd powierzony w trybie art. 18 u.w.l., który sprawowałby obecny administrator
2. wybranie członka zarządu spośród pracowników administratora.

Odwołanie zarządu wspólnoty mieszkaniowej

Członkowie zarządu mogą być w każdym czasie odwołani przez wspólnotę mieszkaniową. W tym zakresie należy rozpocząć normalną procedurę głosowania nad uchwałą, której treść stanowi odwołanie danej osoby z funkcji członka zarządu.

Wniosek o procedowanie nad uchwałą w sprawie odwołania członka zarządu może zostać złożony przez każdego z właścicieli na zebraniu wspólnoty. W praktyce doradzałabym jednak, żeby taki wniosek złożyć wcześniej, aby możliwe było zawarcie go w porządku obrad ujętym w zawiadomieniu o zebraniu wspólnoty. Sprawa jest prosta, gdy wniosek taki składają pozostali członkowie zarządu, np. w sytuacji, w której chcą wykluczyć „nieaktywnego” członka zarządu. Sprawa się komplikuje jeżeli taki wniosek pochodzi od właściciela skłóconego z członkiem zarządu (lub wszystkimi członkami zarządu). Administrator nieruchomości nie musi przychylić się do takiego wniosku, gdyż co do zasady działa w imieniu zarządu wspólnoty – a wobec tego zarząd wspólnoty taki wniosek może blokować. Co w takim przypadku? Co w sytuacji, w której chcemy odwołać zarząd, a w ślad za nim również rozwiązać umowę z administratorem? Zdarzyć się może, że oba podmioty będą blokowały tego rodzaju działania. Odpowiem przykładem.

Przykład:

Pani Mieszkaniówka uważa, że zarząd wspólnoty wraz z administratorem nieruchomości są osobami powiązanymi z deweloperem, co wpływa negatywnie na jakość zarządzania. Zarząd składa się z dwóch członków, którzy są pracownikami dewelopera. Zarząd nie reaguje na zgłoszenia dotyczące wad w częściach wspólnych. Pani Mieszkaniówka podjęła inicjatywę odwołania członków zarządu. W pierwszej kolejności zgłosiła wniosek do administratora, który na wniosek nie odpowiedział i przestał odpowiadać na jakiekolwiek maile i telefony. W tej sytuacji Pani Mieszkaniówka zebrała poparcie mieszkańców stanowiące 1/10 udziałów w nieruchomości, a następnie wniosek skierowała do administratora. Pani Mieszkaniówka miała już wiedzę, że w przypadku niezwołania zebrania administrator naraża się na odpowiedzialność odszkodowawczą. Miała również wiedzę, że może sama zwołać takie zebranie, wybierając przy tym odpowiednie miejsce, termin i przygotowując dokumenty na zebranie. W związku z dalszym brakiem reakcji po stronie administratora, Pani Mieszkaniówka sama zwołała zebranie wspólnoty mieszkaniowej.

Jak zrezygnować z bycia członkiem zarządu we wspólnocie?

Członek zarządu może sam w każdym momencie zrezygnować z pełnionej funkcji. Nikt nie może zostać „przymuszony” do pełnienia funkcji członka zarządu, wobec czego decyzja o rezygnacji może być podjęta w każdym czasie. Co istotne, nie trzeba czekać na roczne zebranie wspólnoty.

W takim wypadku należy powiadomić o tym wspólnotę mieszkaniową. Zwyczajowo przyjmuje się, że wystarczające jest wysłanie odpowiedniego oświadczenia do administratora nieruchomości, który następnie powiadomi pozostałych członków zarządu. Ewentualnie wysłanie oświadczenia bezpośrednio do pozostałych członków zarządu wspólnoty.

Powstały wakat należy jak najszybciej obsadzić podejmując w tym zakresie odpowiednią uchwałę przez wspólnotę mieszkaniową. Gdy nie ma osób chętnych do objęcia funkcji, doradzałabym podjęcie uchwały uszczuplającej skład zarządu, oczywiście jeżeli taka uchwała była we wspólnocie podjęta. Dzięki temu będziemy mieć porządek w papierach

Oświadczenie nie jest skomplikowanym dokumentem. Jeżeli jednak potrzebujesz wsparcia w tym zakresie, przygotowałam dla Ciebie wzór oświadczenia o rezygnacji z funkcji członka zarządu wspólnoty mieszkaniowej.