Karolina Trzeciak-WachWspólnota mieszkaniowa składa swoje oświadczenia woli w drodze podejmowanych uchwał. Prawidłowy sposób głosowania we wspólnocie mieszkaniowej jest kluczowy dla stwierdzenia istnienia oraz ważności danej uchwały.
Warto przykładać wagę do prowadzonych we wspólnocie głosowań, gdyż wiele wadliwości dotyczących tego konkretnego aspektu często ujawnia się gdy jest już za późno na ich konwalidację, np. dopiero na etapie procesu sądowego o uchylenie uchwały wspólnoty mieszkaniowej. Wielokrotnie spotkałam się z sytuacją, w której zaniedbania w przygotowaniu głosowania lub zbyt niedokładne zliczanie głosów skutkowały niepotrzebnym procesem sądowym i konfliktami we wspólnocie mieszkaniowej.
Zasady głosowania nad uchwałami we wspólnocie mieszkaniowej
Zasadą we wspólnocie mieszkaniowej jest głosowanie udziałami, przy czym uchwały zapadają większością głosów liczoną według wielkości udziałów. W niektórych sytuacjach wspólnota może zadecydować o zmianie sposobu głosowania na zasadę „1 właściciel = 1 głos”. W praktyce okazuje się, że głosowanie przysparza licznych problemów i wielokrotnie spotkałam się z nieprawidłowym sposobem liczenia głosów pod uchwałą. Z tego względu, w tym wpisie, wyjaśnię dokładniej zasady i sposoby na głosowanie we wspólnocie mieszkaniowej.
Głosowanie udziałami nad uchwałami
Uchwały zapadają większością głosów liczoną według wielkości udziałów w nieruchomości wspólnej. Oznacza to, że uchwała jest podjęta, gdy zagłosują za nią właściciele lokali posiadający więcej niż 50% udziałów w nieruchomości wspólnej. Zebranie wspólnoty mieszkaniowej zawsze jest zdolne do procedowania uchwały, nie musi być na nim kworum. Oznacza to, że na zebraniu nie muszą być obecni właściciele, którzy łącznie posiadają więcej niż 50% udziałów. O podjęciu uchwały decyduje większość właścicieli lokali w całej nieruchomości, nie zaś większość właścicieli obecnych na zebraniu.
Podczas głosowania bierze się pod uwagę tylko głosy „za” i „przeciw”. Głos „wstrzymujący się” należy traktować jak głos „przeciw” i doliczyć go do nich.
Przykład z praktyki:
Na zebraniu wspólnoty mieszkaniowej obecni byli właściciele, którzy łącznie posiadali 40% udziałów w nieruchomości wspólnej. Wszyscy zagłosowali „za” uchwałą. Nie oznacza to, że uchwała została podjęta. Do skutecznego podjęcia uchwały we wspólnocie mieszkaniowej niezbędne jest oddanie głosów stanowiących więcej niż 50% udziałów w nieruchomości wspólnej. W tym przypadku, należy „dozbierać” głosy w drodze indywidualnego zbierania głosów, aby wiedzieć jaki jest ostateczny wynik głosowania.
Podstawowym sposobem głosowania we wspólnocie mieszkaniowej jest głosowanie według tych zasad. Od tej zasady istnieje wyjątek, jakim jest głosowanie według zasady 1 właściciel = 1 głos, który zostanie omówiony w dalszej części tego wpisu.
Głosowanie we wspólnocie mieszkaniowej przez małżonków i współwłaścicieli
Jeśli we wspólnocie mieszkaniowej głosowanie nad uchwałą odbywa się udziałami, sposób oddawania głosów przez współwłaścicieli i małżonków jest odgórnie określony.
Współwłasność ułamkowa
Współwłasność ułamkowa jest regulowana przez kodeks cywilny i jest czym innym niż małżeńska wspólność majątkowa. Współwłasność może powstać gdy np. dwóch znajomych wspólnie zakupuje lokal w celach inwestycyjnych. Podobnie gdy narzeczeństwo nabywa lokal przez ślubem. W przypadku współwłasności ułamkowej, obowiązuje zasada, że udział w nieruchomości wspólnej współwłaściciela lokalu w częściach ułamkowych odpowiada iloczynowi wielkości jego udziału we współwłasności jego lokalu i wielkości udziału we współwłasności nieruchomości wspólnej przypadającej na ten lokal.
Powyższe oznacza, że głos nad uchwałą każdy ze współwłaścicieli oddaje we własnym imieniu, podejmując decyzję samodzielnie. Jego głos nie wyraża woli wszystkich właścicieli danego lokalu, lecz jego osobistą wolę, która może być inna od pozostałych współwłaścicieli. W drugim z podanych wyżej przykładów może się na przykład okazać, że małżeństwo będzie głosować za uchwałą odmiennie, do czego ma pełne prawo, jeżeli lokalu nabytego podczas narzeczeństwa nie wprowadzili po ślubie do ich wspólnego majątku.
Konsekwencją współwłasności w częściach ułamkowych jest prawo każdego ze współwłaścicieli do oddania głosu nad uchwałą. Należy zatem zadbać, aby zagłosować mógł każdy ze współwłaścicieli. W praktyce często współwłaściciele udzielają jednemu z nich pełnomocnictwa do głosowania nad uchwałami we wspólnocie i podejmowania w tym zakresie decyzji niejako „za cały lokal”.
Współwłasność łączna
Z kolei w przypadku współwłasności łącznej, sytuacja wygląda odmiennie. Typowym przykładem jest tu małżeńska wspólność ustawowa. Głos jednego małżonka jest wyrażany również w imieniu drugiego. Ten głos liczony jest jak udział przypadający na cały lokal będący własnością współmałżonków. W praktyce więc nie jest niezbędne podpisywanie się pod uchwałą przez oboje współmałżonków, jeżeli posiadają oni wspólność majątkową i lokal nabyli podczas trwania małżeństwa.
Uchwała podjęta na zebraniu a dalsze głosowanie we wspólnocie mieszkaniowej w trybie obiegowym
W praktyce często obserwuję sytuacje, gdy uchwała jest podjęta na zebraniu, a mimo to zarządca przeprowadza dalsze głosowanie w trybie obiegowym. W tytule uchwały umieszcza informację, że uchwała jest podejmowana częściowo na zebraniu, a częściowo w drodze indywidualnego zbierania głosów. Tego rodzaju czynności mogą spowodować niepotrzebne wątpliwości. Rodzą się pytania, czy uchwała jest podjęta, jaki jest termin zaskarżenia oraz, co najważniejsze, może to opóźniać wykonanie uchwały. Dlatego, pamiętajcie, gdy uchwała uzyskała większość na zebraniu to jest już uchwałą podjętą i koniec kropka. 😊 Nie przeprowadza się dodatkowego głosowania w trybie obiegowym.
Pamiętajcie również o innej ważnej kwestii. Podjęcie uchwały skutkuje tym, że jest ona natychmiast wykonalna. Zaskarżenie uchwały do sądu nie wstrzymuje automatycznie jej wykonania, chyba że wraz z pozwem skarżący wniesie wniosek o orzeczenie środka zabezpieczającego w postaci wstrzymania wykonania uchwały, a sąd taki wniosek uwzględni.
Głosowanie według zasady 1 właściciel = 1 głos
Podstawowa zasada we wspólnocie mieszkaniowej to głosowania udziałami. Członkowie wspólnoty mieszkaniowej mogą jednak zmienić zasadę oddawania głosów i przyjąć zasadę głosowania, według której na jednego właściciela przypada jeden głos.
Kiedy można głosować według zasady 1 właściciel = 1 głos?
Po pierwsze, właściciele w umowie lub uchwale – podjętej według zasady ogólnej głosowania udziałami - mogą ustalić, że w określonej sprawie na każdego właściciela przypada jeden głos. Nie można z góry ustalić uchwałą, że wszystkie uchwały wspólnoty będą podejmowane w trybie 1 właściciel = 1 głos. Taka uchwała byłaby nieważna. Uchwała dotycząca głosowania „1 właściciel = 1 głos” musi wskazywać konkretną uchwałę, która ma być procedowana w tym trybie.
Innym przykładem na głosowanie według zasady 1 właściciel = 1 głos, która ma miejsce częściej w praktyce niż powyższy przykład, to następująca sytuacja. Jeżeli suma udziałów w nieruchomości wspólnej nie jest równa 1 lub większość udziałów należy do jednego właściciela albo oba te warunki spełnione są łącznie, to właściciele posiadający łącznie 1/5 udziałów (tj. 20 %) mogą zażądać głosowania według zasady 1 właściciel = 1 głos. W takim przypadku nie trzeba podejmować żadnej uchwały, wystarczy zapisać w protokole zebrania odpowiednią treść żądania i wskazać właścicieli opowiadających się za zmianą sposobu głosowania.
W przypadku głosowania według zasady 1 właściciel = 1 głos, uchwała jest podjęta, gdy zagłosuje za nią większość właścicieli. Chodzi tutaj – jak również w przypadku głosowania udziałami - o ogólną większość właścicieli lokali a nie większość obecną na zebraniu.
Przykład z praktyki:
We wspólnocie mieszkaniowej mamy 9 lokali. Na zebraniu wspólnoty mieszkaniowej obecnych było 5-ciu właścicieli. „Za” uchwałą zagłosowały 3 osoby, „przeciw” zagłosowało 2 osoby. Oznacza to, że uchwała nie została podjęta na zebraniu, gdyż nie zagłosowała za nią większość właścicieli. Zarząd musi przeprowadzić głosowanie również w trybie obiegowym, tj. głosowanie będzie miało charakter mieszany. Uchwała zostanie podjęta, gdy zagłosuje „za” co najmniej 5-ciu właścicieli.
Pamiętajcie, że w przypadku głosowania według zasady 1 właściciel = 1 głos, jeżeli lokal jest przedmiotem współwłasności ułamkowej, współwłaściciele powinni ustanowić pełnomocnika, który będzie ich reprezentował na zebraniu celem oddania głosu. Tym pełnomocnikiem może być jeden ze współwłaścicieli.
Co w przypadku braku jednomyślności w zakresie wyboru pełnomocnika?
Głosowanie nad wyborem pełnomocnika odbywać się będzie większością głosów, która liczona jest udziałami.
W przypadku istnienia współwłasności łącznej, takiej jak małżeńska wspólność majątkowa, przyjmuje się zasadę, że każdy z małżonków działa niejako w imieniu tego drugiego i oddając głos nad uchwałą mamy jeden wspólny głos.
Pamiętajcie również o tym, że przy zastosowaniu metody głosowania 1 właściciel = 1 głos, można podjąć także uchwałę o zmianie zarządcy. Niekiedy będzie to jedyna możliwość na definitywne zakończenie współpracy z kiepskim zarządcą, który działa przykładowo w interesie gminy, jeżeli ma ona znaczny udział w nieruchomości wspólnej. Niestety często obserwuję to w mojej praktyce.
Czy głosowanie we wspólnocie mieszkaniowej jest obowiązkowe?
Głosowanie we wspólnocie mieszkaniowej nie jest obowiązkowe. Oznacza to, że to od decyzji właściciela zależy, czy będzie w ogóle brał udział w głosowaniu i oddawał swój głos pod uchwałą.
Osobiście zdecydowanie zalecam głosowanie nad uchwałami procedowanymi przez wspólnotę. W końcu części wspólne nieruchomości są również Waszą własnością! Lekceważąc głosowania oraz zebrania nie można oczekiwać, że Wasza nieruchomość będzie dobrze zarządzana i będzie np. zadbana i dobrze wysprzątana. Jeżeli właściciele nie głosują, pojawiają się problemy z zarządzaniem i administrowaniem nieruchomością. Niekiedy może dojść nawet do sytuacji, w której na skutek podwyżek związanych ze świadczonymi na rzecz nieruchomości usługami, zabraknie wspólnocie pieniędzy na ich opłacenie. Może się tak zdarzyć, gdy uchwała w sprawie zwiększenia zaliczki na poczet kosztów zarządzania nieruchomością wspólną nie zostanie podjęta.
Z moje praktyki wynika, że problem z mobilizacją właścicieli do oddawania głosów nad uchwałami jest ogromny. W następstwie tych okoliczności ci sami właściciele są zdziwieni i niezadowoleni z tego, jak administruje się nieruchomością wspólną. Brak zaangażowania właścicieli ostatecznie skutkuje pogorszeniem się jakości świadczonych usług w zakresie zarządzania. Przecież nikt lepiej od samych właścicieli nie wie co należy ulepszyć i zmienić w nieruchomości.
Kto może zbierać głosy we wspólnocie?
Zgodnie z ustawą o własności lokali, głosy pod uchwałą podejmowaną w drodze indywidualnego zbierania głosów, może zbierać jedynie zarząd lub zarządca. W przypadku sprawowania we wspólnocie mieszkaniowej zarządu z art. 20 u.w.l. tj. zarządu ustawowego (właścicielskiego), w większości przypadków zdarza się tak, że zarząd wspólnoty mieszkaniowej upoważnia do zbierania głosów administratora wspólnoty. Jest to działanie prawidłowe.
Niekiedy może pojawić się zagadnienie związane ze zbieraniem głosów przez osoby nieuprawnione tj. nie wymienione w ustawie o własności lokali. W sytuacji, w której zarządca lub zarząd odmawiają współpracy przy zbieraniu głosów nad uchwałą, właściciele mogą samodzielnie przeprowadzić procedurę zbierania głosów.
W orzecznictwie sądowym przyjmuje się, że wola większości właścicieli nie może być bez uzasadnienia blokowana przez zarząd lub zarządcę. Tak podjęta uchwała jest uchwałą ważną i obowiązującą we wspólnocie. Pozornie jest to sprzeczne z ustawą, z uwagi na niedochowanie wymogu formalnego. W praktyce jeden z mieszkańców mógłby podjąć próbę podważenia takiej uchwały przed sądem, powołując argument o zbieraniu głosów przez osoby niewymienione w ustawie.
Co do zasady, w większości przypadków trudno będzie wygrać taką sprawę sądową. Zgodnie z dominującą linią orzeczniczą, uchwała taka mogłaby być uchylona tylko w razie udowodnienia okoliczności, że zbieranie głosów nad uchwałą przez inne osoby niż wskazane w ustawie miało istotny wpływ na treść uchwały. W zdecydowanej większości przypadków udowodnienie takiej okoliczności będzie bardzo trudne lub wręcz niemożliwe. Jeżeli zarząd lub zarządca nie podjęli się zbierania głosów pod uchwałą z uwagi na to, że uchwała miała na celu ich odwołanie, uchylenie takiej uchwały przez sąd wydaje się mało prawdopodobne. Decydujące znaczenie ma wola wspólnoty i jej prawo do samostanowienia o sobie.
Głosowanie przez Internet we wspólnocie mieszkaniowej
W związku z pojawieniem się pandemii COVID-19, zagadnienie głosowania przez Internet we wspólnocie mieszkaniowej nabrało jeszcze większego znaczenia. Został już nawet wydany pierwszy wyrok, w którym sąd pochyla się nad tym zagadnieniem. Obecnie nie ma przeszkód prawnych żeby oddawać głos w formie elektronicznej pod uchwałą wspólnoty mieszkaniowej. Większą trudność w tym przypadku powoduje konieczność poprawnej identyfikacji właściciela lokalu oddającego głos.
Głosowanie nad uchwałą wspólnoty mieszkaniowej drogą elektroniczną. Kwestie praktyczne
We wspólnocie mieszkaniowej można przeprowadzić głosowanie drogą online, oddając przy tym swój głos elektronicznie. Nie ma ku temu przeszkód natury prawnej. W praktyce głosy najczęściej są oddawane przy pomocy licencjonowanego przez administratora oprogramowania komputerowego, np. e-kartoteka, które umożliwia sprawne oddanie głosów. Możliwe jest również oddanie głosu przez e-mail, tj. przy pomocy poczty elektronicznej. W każdym przypadku najważniejsza jest możliwość identyfikacji osoby oddającej głos. I tak, w przypadku programu e-kartoteka, każdy właściciel ma swój indywidualny login i hasło, które dają pewność, że osoba oddająca głos pod uchwałą jest osobą uprawnioną do głosowania. W przypadku głosowania przez e-mail sugeruję, dla celów dowodowych, aby zarządca lub administrator odbierał od właściciela odpowiednie oświadczenie woli na piśmie, w którym wprost wskazany będzie adres e-mail, z którego będą oddawane głosy. Niemniej jednak, jeżeli we wspólnocie korzysta się z programu do oddawania elektronicznego głosów, dodatkowe wprowadzanie możliwości głosowania przez e-mail może wywoływać niepotrzebne zamieszane. Dlatego zalecam korzystanie tylko z jednej drogi głosowania online, aby głosy były prawidłowo zliczone.
Do wprowadzenia głosowania w drodze elektronicznej nie jest potrzebne uprzednie podjęcie uchwały przez wspólnotę mieszkaniową, w której to wspólnota wyrażałaby zgodę na takie głosowanie. Zgodnie z art. 60 kodeksu cywilnego, oświadczenie woli może być złożone w dowolnej formie. Z tego też powodu nie ma potrzeby procedowania przez wspólnotę uchwały w tym zakresie.
Podczas rozmów z zarządcami i administratorami przedstawiają mi oni problem praktyczny związany z oddawaniem głosów podczas prowadzenia zebrań wspólnoty w drodze online. Problem, z którym się spotykają, to naciski ze strony wspólnot w sprawie możliwości głosowania nad uchwałami procedowanymi podczas takiego zebrania. Programy komputerowe nie pozwalają na jednoznaczną identyfikację właścicieli lokali. Każdy właściciel, może podać nie swoje imię i nazwisko podając się za inną osobę. Podczas takich zebrań część właścicieli wyłącza obraz, umieszcza zdjęcia avatarów zamiast swoich, podpisuje się pseudonimem, itp. Dlatego też na ten moment nie doradzałabym prowadzenia procedury głosowania na zebraniu prowadzonym w drodze online, ze względu na duże ryzyko przeprowadzenia głosowania w sposób niepoprawny. W mojej ocenie bezpieczniej rozpocząć elektroniczne oddawanie głosów zaraz po zakończeniu zdalnego zebrania wspólnoty.
Formalności podczas głosowania nad uchwałami we wspólnocie mieszkaniowej
Przepisy ustawy o własności lokali nie regulują w sposób szczegółowy jak powinno odbywać się głosowanie. Dobrą praktyką, istotną ze względów dowodowych, jest sporządzenie na zebraniu wspólnoty mieszkaniowej zarówno listy obecności jak i listy z miejscem na podpisy właścicieli. Również dobrą praktyką jest sporządzenie protokołu z zebrania wspólnoty, na którym odbywało się głosowanie.
Jak wynika z naszej praktyki, wiele uchybień związanych z podejmowaniem uchwał ma miejsce na etapie głosowania nad uchwałami. Dlatego też prawidłowo przygotowana karta do głosowania jak i karta z podpisami mogą mieć kluczowe znaczenie w ewentualnym sporze sądowym. Stąd też, nie powinno się traktować tych dokumentów lekceważąco. Warto dbać o to, by osoby obecne na zebraniu jak i oddające głosy pod uchwałami, złożyły właściwe podpisy.
